Mis à jour

SRV-32 / THIRD-PARTY DUE DILIGENCE

Le partenaire entre dans votre chaîne de risques avant de signer le contrat

BLACKFILE vérifie les fournisseurs, agents, intermédiaires et autres tiers avec une profondeur adaptée à leur rôle, leurs pouvoirs, leur implantation géographique et leur influence potentielle sur l'entreprise cliente.

Le résultat peut servir à une vérification ponctuelle ou s'intégrer à un processus récurrent. Il ne remplace ni la politique interne de conformité ni l'appréciation juridique de la relation.

Pour une première évaluation, le type de tiers, son rôle et les pays concernés suffisent. Aucun document n'est transmis à cette étape.

  • FOURNISSEURS
  • AGENTS
  • INTERMÉDIAIRES
  • CLASSIFICATION PAR NIVEAU
  • ESCALADE
  1. TIER 1Vérification de baseGrand nombre de fournisseurs à faible risque
  2. TIER 2Vérification approfondieFournisseurs importants, distributeurs, intermédiaires de paiement
  3. NIVEAU 3Vérification approfondie et escaladeAgents habilités à représenter le client, intermédiaires dans des juridictions sensibles
Choisissez le type de tiers pour voir comment son rôle et ses pouvoirs déterminent le niveau de vérification
02 / POURQUOI UNE VÉRIFICATION UNIFORME NE SUFFIT PAS

Un fournisseur de fournitures de bureau, un agent ayant des contacts publics et un intermédiaire de paiement soulèvent des questions différentes

Une liste de contrôle unique surcharge le traitement des nombreux fournisseurs ou laisse passer des circonstances importantes concernant un intermédiaire à risque élevé. Nous déterminons donc d'abord le rôle du tiers, puis les sources, la profondeur de la vérification et les conditions du suivi ultérieur.

Les obligations juridiques et de conformité dépendent du pays, du secteur, de la relation et des pouvoirs du tiers. BLACKFILE n'affirme pas qu'une entreprise répond automatiquement de tout acte de chaque partenaire : nous indiquons les circonstances vérifiées et les questions encore ouvertes.

La profondeur de la vérification doit correspondre au rôle du tiers, selon une approche adaptée à chacun.

03 / POUR QUI ET À QUEL MOMENT

Quand la vérification des tiers devient indispensable à la décision

Un analyste travaille sur une cartographie des fournisseurs et des agents
  1. 01

    Équipes de conformité et juridiques

    Elles ont besoin d'une justification du niveau de vérification et d'un fondement documenté pour chaque conclusion.

  2. 02

    Services achats

    Il faut répartir de nombreux fournisseurs par niveau sans alourdir le processus.

  3. 03

    Entreprises internationales disposant d'un réseau d'agents

    Les agents de différents pays ont des pouvoirs et des niveaux de risque différents.

  4. 04

    Exportateurs et distributeurs

    La chaîne de distribution est concernée par des régimes de sanctions et nécessite de vérifier les bénéficiaires finaux.

  5. 05

    Investisseurs vérifiant les partenaires d'une cible

    Le risque lié aux partenaires de la cible d'investissement affecte la transaction.

  6. 06

    Avant l'entrée dans un nouveau pays

    Un intermédiaire local peut disposer de pouvoirs qu'un fournisseur ordinaire n'a pas.

  7. 07

    Après un changement de propriétaire du partenaire

    Un changement de propriétaire justifie de réexaminer le niveau et le périmètre de la vérification.

  8. 08

    En présence d'un signal de conflit d'intérêts

    Les liens entre le partenaire et les collaborateurs du client font l'objet d'une vérification distincte.

04 / CLASSIFICATION DES TIERS PAR NIVEAU DE RISQUE

Le rôle et les pouvoirs du tiers déterminent le niveau de vérification, indépendamment de la taille de l'entreprise

Choisissez le type de tiers pour voir comment son rôle et ses pouvoirs déterminent le niveau de vérification
R-01

Fournisseur de fournitures de bureau

Niveau 1 - vérification de base
  1. 01
    Type et rôleFournisseur de produits standard sans accès aux décisions du client.
  2. 02
    PouvoirsNe peut pas agir au nom du client et n'a accès ni à ses fonds ni à ses données.
  3. 03
    Couverture géographiqueUn seul pays, dans la même juridiction que le client.
  4. 04
    Volume financierFaible volume régulier, conditions de paiement standard.
  5. 05
    Liens publicsAucun lien public avec des organismes publics n'a été identifié.
  6. 06
    Niveau de risqueNiveau 1 - vérification de base
  7. 07
    Profondeur de la vérificationImmatriculation, statut, dirigeants, contrôle des sanctions et indices d'activité réelle.
  8. 08
    Événement déclenchant une nouvelle vérificationRéexamen planifié selon la périodicité convenue ou lors d'un changement de propriétaire.

Ce modèle n'est pas universel pour toutes les entreprises et tous les secteurs. Les critères sont convenus avec le client et son équipe juridique ou de conformité. Aucun score de risque unique n'est calculé : le niveau est attribué selon l'ensemble des facteurs et toujours accompagné de sa justification.

Trois niveaux de vérification

TIER 1

Vérification de base

Grand nombre de fournisseurs à faible risque

Données nécessaires
  • nom et juridiction
  • numéro d'immatriculation, s'il est connu
  • objet de la relation
Profondeur de la vérification
Confirmation de l'existence et du statut, dirigeants, contrôle des sanctions et premiers indices d'activité réelle.
Sources
  • Registres d'entreprises
  • Listes de sanctions
  • Traces publiques de l'activité
Éléments à confirmer
Statut d'immatriculation actuel et absence de correspondances avec les sanctions concernant l'entreprise et ses dirigeants.
Critères de passage au niveau suivant
Pouvoir nouveau d'agir au nom du client, relation avec un donneur d'ordre public, changement de propriétaire ou hausse du volume.
Nouvelle vérification
Réexamen planifié selon la périodicité convenue.
TIER 2

Vérification approfondie

Fournisseurs importants, distributeurs, intermédiaires de paiement

Données nécessaires
  • structure de la relation et volume
  • propriétaires connus
  • pays d'activité
Profondeur de la vérification
Structure de propriété, bénéficiaires effectifs dans la mesure des informations accessibles, sociétés liées, antécédents judiciaires et réglementaires, exposition aux PPE et aux sanctions.
Sources
  • Registres de plusieurs pays
  • Registres judiciaires et des dettes
  • Sources relatives aux sanctions et aux PPE
  • Publications vérifiées
Éléments à confirmer
Chaîne de propriété dans la mesure des informations accessibles, réalité des opérations et absence de contradictions non résolues.
Critères de passage au niveau suivant
Identification d'une fonction publique d'un participant, d'un lien avec des sanctions, d'un conflit d'intérêts ou d'indices d'une entreprise sans activité.
Nouvelle vérification
Réexamen périodique et lors d'un changement de juridiction, de propriétaire ou de volume.
NIVEAU 3

Vérification approfondie et escalade

Agents habilités à représenter le client, intermédiaires dans des juridictions sensibles

Données nécessaires
  • rôle et étendue des pouvoirs
  • conditions de rémunération
  • partenaires et bénéficiaires finaux
Profondeur de la vérification
Chaîne complète de propriété et de contrôle, fonctions publiques et périodes d'exercice, conflits d'intérêts avec les collaborateurs du client, conditions de rémunération et seconde vérification des conclusions importantes.
Sources
  • Registres et informations publiées dans chaque pays
  • Marchés publics dans la mesure des informations accessibles
  • Pièces judiciaires et réglementaires
  • Sources originales des publications
Éléments à confirmer
Chaque conclusion importante est accompagnée d'une source et d'une date ; les contradictions sont résolues ou explicitement signalées comme restant ouvertes.
Critères de passage au niveau suivant
La suite de l'escalade relève du client : résiliation, conditions contractuelles supplémentaires ou refus de la relation.
Nouvelle vérification
Réévaluation immédiate déclenchée par un événement, sans attendre l'échéance du calendrier.

Le niveau ne constitue pas une conclusion juridique et ne préjuge pas de la bonne foi du partenaire. Il détermine le périmètre du travail et les conditions du suivi ultérieur.

Comment le niveau est déterminé

  • 01type et rôle du tiers
  • 02pouvoir d'agir au nom du client
  • 03accès aux fonds ou aux données
  • 04interactions avec des organismes publics
  • 05pays et secteur
  • 06montant et structure de la rémunération
  • 07propriétaires et personnes exerçant le contrôle
  • 08Exposition aux PPE et aux sanctions
  • 09existence d'une activité réelle
  • 10contexte judiciaire et réglementaire
  • 11conflit d'intérêts potentiel avec les collaborateurs du client

Les facteurs sont appréciés ensemble, sans être additionnés en un score. Un seul facteur, comme le pouvoir d'agir au nom du client, peut relever le niveau indépendamment des autres.

05 / ÉLÉMENTS ÉTABLIS

Quatorze axes de vérification d'un tiers

Le périmètre dépend du niveau : le niveau 1 comprend les contrôles de base et le niveau 3 l'ensemble des contrôles. Les axes inaccessibles dans un pays sont consignés comme limites.

01

L'entreprise et ses acteurs

  • immatriculation et statut actuel
  • propriétaires et dirigeants
  • bénéficiaires effectifs dans la mesure des informations accessibles
  • entreprises liées
  • adresses récurrentes
02

Exposition et antécédents

  • correspondances avec les sanctions et les PPE
  • antécédents judiciaires et d'endettement
  • historique réglementaire
  • marchés publics
  • fonctions publiques
03

Réalité et contradictions

  • activité opérationnelle réelle
  • conflits d'intérêts
  • contradictions entre le questionnaire et les sources externes
  • événements nécessitant une nouvelle vérification
Mise à jour d'un dossier analytique sur un bureau
DUE DILIGENCE DES TIERS

La vérification d'un partenaire décrit sa situation à une date donnée, avec une condition de réexamen connue

06 / UN PROCESSUS DE TRAVAIL COHÉRENT

Douze étapes, de la définition des types de tiers à la fixation de la date de réexamen

  1. 01Définition des types de tiers.
  2. 02Définition des critères de risque.
  3. 03Attribution du niveau.
  4. 04Vérification des données de l'entreprise.
  5. 05Vérification des propriétaires et des fonctions.
  6. 06Vérification des liens importants.
  7. 07Filtrage des sanctions et des PPE.
  8. 08Vérification de l'activité réelle.
  9. 09Résolution des contradictions.
  10. 10Vérification complémentaire des conclusions significatives.
  11. 11Établissement du profil de risque.
  12. 12Définition de l'événement ou de la date de nouvelle vérification.

Le processus est cohérent : les critères de risque sont définis une fois pour l'ensemble des tiers et le résultat de chaque vérification contient la justification du niveau et la condition de son réexamen.

ÉVALUER / SUIVRE / APPROFONDIR

La vérification reste pertinente tant que le partenaire et la nature de la relation ne changent pas

  1. 01 / ENTRER EN RELATION

    Vérification initiale

    Vérification avant le début de la relation : le niveau dépend du rôle et des pouvoirs ; le périmètre est convenu à l'avance.

  2. 02 / SUIVRE

    Nouvelle vérification

    Réexamen périodique convenu ou déclenché par un événement. La fréquence et les déclencheurs sont définis à l'issue de la première vérification.

  3. 03 / SOUMETTRE À UN EXAMEN APPROFONDI

    Approfondissement

    Un changement de propriétaire, de juridiction, de rôle, de statut au regard des sanctions ou un incident important entraîne un niveau de vérification supérieur.

La vérification devient obsolète si le partenaire ou la nature de la relation change. La date des sources et le déclencheur d'une réévaluation font donc partie du résultat. Une surveillance continue n'est pas incluse : le suivi n'est assuré que s'il a été convenu comme service distinct.

07 / CE QUE REÇOIT LE CLIENT

Le profil de risque du partenaire et la règle de son réexamen

Chaque conclusion est accompagnée d'une source et d'une date. Les informations confirmées sont séparées des informations non confirmées, et les conditions d'escalade sont explicites.

R-01 / RÉSULTAT

Profil du tiers et niveau de risque

Profil du partenaire, niveau attribué et justification du choix, sans score de risque universel.

R-02 / RÉSULTAT

Synthèse de la détention et du contrôle

Propriétaires, dirigeants et bénéficiaires effectifs dans la mesure des informations accessibles, avec indication des limites de la vérification.

R-03 / RÉSULTAT

Registre de vérification des sanctions et des PPE

Résultat du filtrage avec identification et contextualisation des correspondances, au-delà d'une liste de noms similaires.

R-04 / RÉSULTAT

Cartographie des conflits d'intérêts et journal des sources

Liens avec les collaborateurs et les personnes liées au client, journal des sources et des dates pour chaque conclusion.

R-05 / RÉSULTAT

Éléments confirmés et non confirmés

Listes distinctes des informations et des documents à demander au partenaire.

R-06 / RÉSULTAT

Conditions d'escalade et note de décision

Événement ou date de nouvelle vérification et note de décision succincte pour l'équipe interne du client.

Exemple de dossier du tiers anonymisé

DOSSIER DU TIERSEXEMPLE
  1. 01Profil du tiers
  2. 02Niveau de risque et justification du choix
  3. 03Synthèse de la détention et du contrôle
  4. 04Registre de vérification des sanctions et des PPE
  5. 05Activité réelle et indices opérationnels
  6. 06Informations confirmées et non confirmées
  7. 07Cartographie des conflits d'intérêts
  8. 08Antécédents judiciaires, d'endettement et réglementaires
  9. 09Registre des sources
  10. 10Liste des documents à demander
  11. 11Conditions d'escalade
  12. 12Date ou événement déclenchant une nouvelle vérification
  13. 13Note de décision pour l'équipe interne

Structure de dossier présentée à titre de démonstration. Elle ne décrit aucun partenaire ni aucune vérification spécifiques.

Le résultat ne constitue pas une appréciation juridique de la conformité et ne remplace pas la politique interne de conformité de l'entreprise.

08 / DOMAINES D'APPLICATION

Pour les responsables des relations avec les tiers

CL-01 / CLIENT

Fonctions de conformité

Justifier le niveau de vérification et conserver un fondement documenté dans le dossier interne.

CL-02 / CLIENT

Équipes juridiques

Obtenir une liste de questions et de conditions contractuelles avant de signer avec un intermédiaire.

CL-03 / CLIENT

Services achats

Répartir de nombreux tiers par niveau et réserver la vérification approfondie aux risques qui la justifient.

CL-04 / CLIENT

Entreprises internationales disposant d'un réseau d'agents

Des critères de niveau communs à tous les pays d'implantation et des règles d'escalade claires.

CL-05 / CLIENT

Exportateurs et distributeurs

Vérification de la chaîne de distribution et des bénéficiaires finaux dans les activités sensibles aux sanctions.

CL-06 / CLIENT

Investisseurs

Vérification des partenaires de la cible d'investissement dans le cadre de la préparation d'une transaction.

09 / EXEMPLE COMPOSITE

Comment le rôle fait évoluer le niveau de vérification

Réunion d'affaires : discussion des conditions de collaboration avec un intermédiaire
TPD-01Due diligence des tiersExemple composite

L'intermédiaire semblait être un fournisseur ordinaire, mais ses pouvoirs exigeaient un autre niveau de vérification

Mission. Une entreprise envisageait de faire appel à un intermédiaire local dans un nouveau pays. Il proposait formellement des services de conseil ordinaires, mais le contrat l'autorisait à interagir avec des organismes publics au nom du client.

Résultat. BLACKFILE n'a conclu à aucune infraction. Le rôle a été classé à un niveau supérieur et la vérification étendue aux propriétaires, aux liens publics, à l'activité réelle et aux conditions de rémunération. Le client a reçu une liste de questions et de conditions de contrôle avant de signer le contrat.

Nouveau pays, un intermédiaire

Cet exemple est composite et ne décrit aucun client précis. Image d'illustration : l'identité du client n'est pas divulguée.

10 / DÉROULEMENT

Des types de tiers à la règle de réexamen

  1. 01

    Types et critères

    Quels tiers composent le portefeuille et ce qui détermine leur niveau.

  2. 02

    Attribution du niveau

    Niveau selon le rôle, les pouvoirs, la géographie et le volume.

  3. 03

    Vérification

    Données d'entreprise, propriétaires, liens, filtrage et activité réelle.

  4. 04

    Contradictions

    Résolution des divergences et seconde vérification des conclusions importantes.

  5. 05

    Profil de risque

    Profil, justification du niveau et liste des questions ouvertes.

  6. 06

    Réexamen

    Événement ou date de nouvelle vérification et conditions d'escalade.

11 / FORMATS

Trois formats de vérification des tiers

Le format dépend du nombre de tiers, de la complexité de leurs rôles et du nombre de juridictions.

01

Vérification ponctuelle d'un tiers

Devis personnalisé

Délai convenu avant le début des travaux

Après évaluation du nombre de tiers et des niveaux de risque

Vérification ponctuelle d'un tiers, avec profil succinct et justification du niveau.

Inclus
  • un partenaire
  • un niveau convenu
  • profil succinct du tiers
  • contrôle des sanctions et des PPE
  • liste des questions ouvertes

Profil succinct du partenaire avec son niveau et la condition de réexamen.

02Format principal

Examen approfondi d'un tiers

Devis personnalisé

Délai convenu avant le début des travaux

Après évaluation du nombre de tiers et des niveaux de risque

Vérification approfondie d'un intermédiaire ou d'un agent avec dossier complet.

Inclus
  • rôle et pouvoirs complexes
  • plusieurs juridictions
  • propriétaires et liens
  • PPE et sanctions avec identification des correspondances
  • conflits d'intérêts
  • dossier complet de due diligence

Dossier complet du tiers, avec cartographie des conflits et conditions d'escalade.

03

Accompagnement du programme de gestion des tiers

Devis personnalisé

Délai défini après évaluation du volume

Après évaluation du nombre de tiers et des niveaux de risque

Procédure récurrente pour un ensemble de tiers, avec règles de niveaux et d'escalade.

Inclus
  • groupe de fournisseurs ou d'agents
  • classification des risques selon les critères du client
  • procédure récurrente
  • règles d'escalade
  • règles de nouvelle vérification

Procédure opérationnelle pour vérifier un ensemble de tiers, avec des règles de réexamen claires.

12 / LIMITES

Ce qu'apporte la vérification des tiers et ses limites

Le volume des données dépend du pays : certains révèlent les associés et les bénéficiaires effectifs, d'autres seulement l'immatriculation. Un axe inaccessible est consigné comme limite et n'est pas remplacé par une supposition.

BLACKFILE ne remplace pas la politique interne de conformité et ne qualifie pas juridiquement la relation avec le tiers : cette tâche relève du conseil spécialisé du client.

  • le niveau de risque n'est pas une conclusion juridique
  • un lien avec une personnalité publique ne prouve pas une infraction
  • une correspondance avec les sanctions exige une identification
  • l'absence d'informations défavorables ne garantit pas la bonne foi
  • la décision finale revient au client
14 / FAQ

Questions sur la vérification des tiers

La due diligence d'entreprise est une vérification approfondie d'une entreprise donnée. La due diligence des tiers porte sur un ensemble de parties externes : le rôle et le niveau de risque de chacune sont définis d'abord, puis la profondeur de vérification est adaptée à ce niveau. Pour un fournisseur ordinaire, les contrôles de base peuvent suffire ; un agent habilité à représenter le client nécessite une analyse approfondie.

Selon un ensemble de facteurs : rôle et pouvoirs du tiers, accès aux fonds et aux données, interactions avec des organismes publics, pays et secteur, structure de rémunération, propriétaires et liens publics. Nous ne calculons pas de score unique : le niveau est toujours justifié et peut être discuté ou réexaminé.

Oui, avec l'accompagnement du programme de gestion des tiers : les critères sont définis une fois, les tiers sont répartis par niveau et les règles d'escalade et de réexamen sont fixées pour chacun. La vérification approfondie s'applique uniquement aux tiers dont le rôle le justifie.

Uniquement s'il est convenu comme service distinct. Par défaut, le résultat reflète la situation à la date de vérification. Le dossier indique la date des sources et le déclencheur d'une réévaluation : changement de propriétaire, de juridiction, de rôle ou fait public important.

Une concordance de nom ne suffit pas à identifier une personne. Nous vérifions l'identité à partir de la date de naissance, de la juridiction et du rôle, évaluons la proximité avec la personne inscrite sur la liste et décrivons le contexte. La qualification juridique au regard d'un régime précis relève de l'avocat spécialisé du client.

Les propriétaires, dirigeants et représentants du partenaire sont comparés aux collaborateurs et personnes liées au client, dans les limites des informations légalement accessibles. Un lien est consigné comme circonstance à vérifier en interne, sans constituer une accusation.

Non. L'absence d'informations défavorables ne garantit pas la bonne foi, et le niveau de risque n'est pas une conclusion juridique. La vérification réduit l'incertitude et fournit une base pour les conditions contractuelles et le suivi ultérieur ; la décision finale revient au client.

Le type de tiers, son rôle et ses pouvoirs envisagés, les pays concernés et le nombre de tiers. Les documents internes et les questionnaires des partenaires ne sont pas nécessaires à cette étape.

Définissez le niveau de vérification avant que le partenaire n'entre dans votre chaîne de risques

15 / ÉVALUATION PRÉLIMINAIRE

Décrivez le tiers et son rôle sans transmettre de documents

À cette étape, ne joignez pas de questionnaires, de contrats ni de documents internes. Le type de tiers, la finalité et son rôle suffisent.

Contact

Les informations du formulaire servent uniquement à répondre à la demande et ne sont pas transmises à des tiers.