Ein Listentreffer ist noch kein festgestelltes Risiko
BLACKFILE prüft Personen oder Unternehmen anhand anwendbarer Sanktionsquellen und PEP-Kategorien und klärt anschließend jeden wesentlichen Treffer anhand von Identifikatoren, Zeitraum, Verbindungen und Transaktionskontext.
Das Ergebnis zeigt, was bestätigt, was ausgeschlossen und welche Frage von einem spezialisierten Rechtsberater zu beurteilen ist. Es ersetzt keine Entscheidung einer Bank, Aufsichts- oder zuständigen Behörde.
Senden Sie im ersten Schritt keine Ausweisdaten oder Dokumentenscans. Art des Prüfungsgegenstands, Rechtsordnungen des Vorgangs und Prüfungszweck genügen.
TREFFER
IDENTIFIKATOREN
REGELUNGEN
PEP
QUELLENVERZEICHNIS
M-01Namensgleiche Person aus einer anderen Rechtsordnung× Falschpositiver Treffer
M-02Eintrag mit teilweise übereinstimmenden Daten? Möglicher Treffer
M-03Bestätigter PEP-Eintrag zur geprüften Person= Bestätigte Identität
M-04Verbundenes Unternehmen mit unvollständigen Kontrolldaten! Rechtliche Verwertbarkeit muss geprüft werden
Jeder wesentliche Treffer wird einzeln geklärt: Einige werden ausgeschlossen, andere bleiben Fragen für den Rechtsberater.
02 / WARUM EINE NAMENSSUCHE NICHT GENÜGT
Derselbe Name kann zu verschiedenen Personen gehören. Derselbe Prüfungsgegenstand kann unterschiedlich erfasst sein
Sanktionsquellen verwenden unterschiedliche Alphabete, Transliterationen, Aliasnamen und Identifikatoren. Eine Suche kann namensgleiche Personen finden oder den Prüfungsgegenstand wegen anderer Schreibweise übersehen. Die Trefferliste ist daher der Beginn der Prüfung.
Automatische Listensuche, Identifikation, Trefferklärung, Bestimmung der PEP-Kategorie, Prüfung von Eigentümern und verbundenen Strukturen sowie rechtliche Bewertung der Regelungsanwendbarkeit sind unterschiedliche Aufgaben. BLACKFILE übernimmt die ersten fünf und benennt ausdrücklich, wo die Arbeit spezialisierter Rechtsberater beginnt.
Ein fehlender Treffer ist kein Sicherheitszertifikat; eine Namensübereinstimmung ist kein bestätigtes Risiko.
03 / WANN EINE PRÜFUNG SINNVOLL IST
Wenn ein ungeprüfter Treffer mehr kosten kann als seine Prüfung
01
Vor einer internationalen Transaktion
Parteien, Rechtsordnungen und Gegenstand bestimmen die anwendbaren Regelungen.
02
Vor einer Zahlung
Das System meldet einen Treffer; es muss geklärt werden, ob er den Empfänger betrifft.
03
Bei Aufnahme eines neuen Kunden
Erste Prüfung einschließlich Klärung der möglichen Treffer.
04
Bei der Geschäftspartnerprüfung
Prüfungsgegenstand, Eigentümer und verbundene Strukturen werden gemeinsam geprüft.
05
Bei einem Eigentümerwechsel
Ein Kontrollwechsel verändert das Bild der anwendbaren Regelungen.
06
Bei festgestellter PEP-Exposition
Kategorie und Zeitraum bestimmen den Umfang zusätzlicher Maßnahmen.
07
Bei Zusammenarbeit über einen Vermittler
Die gesamte Beteiligtenkette des Vorgangs wird geprüft.
08
Vor einer Investition
Die Exposition des Prüfungsgegenstands beeinflusst Bedingungen und Struktur der Transaktion.
09
Bei erneuter Prüfung bestehender Beziehungen
Einträge und Strukturen ändern sich; frühere Ergebnisse haben einen bestimmten Stand.
10
Nach Aktualisierung einer Sanktionsliste
Eine Eintragsänderung erfordert die Neubewertung zuvor geklärter Feststellungen.
04 / TREFFERKLÄRUNG
Wie aus einem Treffer eine überprüfbare Feststellung wird
Anonymisiertes Beispiel einer Trefferklärung. Dies ist eine redaktionelle Darstellung der BLACKFILE-Methode, keine staatliche, Bank- oder geschlossene Datenbank. Echte Einträge und Mandantendaten werden nicht gezeigt.
Eingegebene Suchanfrage
Prüfungsgegenstand
Natürliche Person
Name
Fiktiver Name aus dem Beispiel
Geburtsjahr
1971
Land
Rechtsordnung A
Rolle
Geschäftsführer des Geschäftspartners
Name und SchreibvariantenÜbereinstimmung in einer Transliteration=stimmt überein
Geburtsjahr1958 gegenüber 1971≠stimmt nicht überein
LandRechtsordnung D gegenüber Rechtsordnung A≠stimmt nicht überein
IdentifikationsnummerIm Eintrag nicht offengelegt-keine Daten
Klärungsergebnis
Treffer ausgeschlossen: Geburtsjahr und Land weichen ab.
Regelung und Quelle
Amtliche Sanktionsliste mit Relevanz für den Vorgang
Datum der Aufnahme und Änderungen
Eintragsdatum / Datum der letzten Änderung
Bedeutung für den Mandanten
Der Eintrag betrifft nicht die geprüfte Person und wird nicht in die abschließende Feststellung übernommen.
Ablauf der Trefferklärung
01Name und verfügbare Identifikatoren des Prüfungsgegenstands eingegeben.
02Mögliche Treffer aus den relevanten Quellen ermittelt.
03Geburtsdatum, Land, Adresse, Registernummer, Rolle und verbundene Personen abgeglichen.
04Einige Treffer als nicht zum Prüfungsgegenstand gehörig ausgeschlossen.
05Zum verbleibenden Treffer Quelle, Regelung, Datum und Bestätigungsgrad dokumentiert.
06Anwendbarkeit der Regelung auf den Vorgang als Frage an den spezialisierten Rechtsberater ausgewiesen.
Eine Namensübereinstimmung bedeutet nicht, dass dieselbe Person gefunden wurde; ein fehlender Treffer ist kein Sicherheitszertifikat. Rot markiert ist der einzige Treffer, bei dem eine Frage offenbleibt und rechtlich bewertet werden muss. Die Anwendbarkeit der Regelung auf den konkreten Vorgang beurteilt ein spezialisierter Rechtsberater.
05 / WAS GEPRÜFT WIRD
Quellen, Identifikatoren und Transaktionskontext
Es gibt keine einzige weltweit umfassende Liste: Die Quellenauswahl richtet sich nach Parteien, Vorgang und Rechtsordnungen. Der Umfang wird vor Beginn vereinbart.
01
Quellen und Namen
für den Auftrag relevante amtliche Sanktionslisten
Namensvarianten und Transliterationen
Identifikatoren im rechtmäßig zugänglichen Umfang
Aufnahmedatum und spätere Eintragsänderungen
02
Status und Struktur
PEP-Kategorie
Zeitraum der öffentlichen Funktion
Eigentümer und kontrollierende Personen
verbundene Strukturen
03
Kontext
wesentliche Adverse Media mit Prüfung der Primärquelle
Kontext des Vorgangs
beteiligte Rechtsordnungen
06 / PEP-EINORDNUNG
PEP-Status erfordert zusätzliche Maßnahmen und ist keine belastende Feststellung
Die Kategorie bestimmt den Umfang zusätzlicher Maßnahmen und die Prüfungstiefe bei Mittelherkunft und Verbindungen. Eine allgemeine Fortgeltungsdauer des Status wird nicht festgelegt; der Ansatz hängt von der anwendbaren Regelung und Risikobewertung ab.
01
Ausländische PEP
Person, der wichtige öffentliche Funktionen in einem anderen Staat anvertraut sind.
Was sich dadurch ändert: in der Regel der höchste Umfang zusätzlicher Maßnahmen und besondere Aufmerksamkeit für die Mittelherkunft.
02
Inländische PEP
Wichtige öffentliche Funktionen im Land, in dem der Vorgang stattfindet.
Was sich dadurch ändert: der Maßnahmenumfang richtet sich nach Risikobewertung und Anforderungen der anwendbaren Regelung.
03
PEP einer internationalen Organisation
Führungsfunktionen in einer internationalen Organisation.
Was sich dadurch ändert: geprüft werden Funktionszeitraum und Bezug der Rolle zum Vorgang.
04
Familienmitglied oder nahestehende Person
Angehörige und Personen, die einer PEP durch geschäftliche oder andere enge Beziehungen nahestehen.
Was sich dadurch ändert: die Einordnung knüpft an die Verbindung an, nicht an das Verhalten; Strukturen und gemeinsame Interessen werden geprüft.
05
Ehemalige PEP
Person, die ihre öffentlichen Funktionen beendet hat.
Was sich dadurch ändert: es wird keine allgemeine Fortgeltungsdauer angesetzt; verbleibender Einfluss und Risiko werden bewertet.
PEP-Status ist keine Sanktion und beweist für sich genommen kein rechtswidriges Verhalten. Kategorie und Maßnahmen richten sich nach der anwendbaren Regelung.
SCREENING-DOSSIER
Der Bericht gewinnt seinen Wert dadurch, dass jeder wesentliche Treffer eine Quelle, ein Datum und einen klaren Status erhält
07 / PRÜFUNGSABLAUF
Zusammenhängender Ablauf vom Prüfungsgegenstand bis zur Übergabe an das Rechtsteam
01Prüfungsgegenstand und Vorgang bestimmen.
02Anwendbare Regelungen bestimmen.
03Ausreichende Identifikatoren prüfen.
04Amtliche Quellen durchsuchen.
05Namen und Schreibvarianten normalisieren.
06Treffer klären.
07PEP-Kategorie prüfen.
08Eigentümer und verbundene Strukturen prüfen.
09Wesentlichen Treffer nochmals prüfen.
10Ergebnis- und Einschränkungsmatrix erstellen.
11Bei Bedarf an das Rechtsteam übergeben.
BLACKFILE entfernt keine Einträge aus unabhängigen Listen und stellt keine Bescheinigung über Sanktionsfreiheit aus. Die rechtliche Anwendbarkeit beurteilt ein spezialisierter Rechtsberater; die Entscheidung verbleibt bei Bank, Aufsichts- oder zuständiger Behörde.
08 / WAS DER MANDANT ERHÄLT
Unterlagen, die geklärte und offene Punkte sichtbar machen
Jeder wesentliche Treffer erhält Status, Quelle und Datum; ausgeschlossene und ungeklärte Treffer bleiben getrennt, Rechtsfragen werden gesondert ausgewiesen.
R-01 / ERGEBNIS
Vermerk zum Sanktions- und PEP-Screening
Kurze Zusammenfassung: Was wurde geprüft, was ausgeschlossen, welche Frage bleibt offen und wer muss sie beantworten?
R-02 / ERGEBNIS
Quellen- und Datumstabelle
Welche amtlichen Quellen zu welchem Datum geprüft wurden.
R-03 / ERGEBNIS
Protokoll der Suchvarianten
Verwendete Transliterationen, Aliasnamen und Schreibweisen.
R-04 / ERGEBNIS
Dokumentation der Trefferklärung
Wie jeder wesentliche Treffer anhand welcher Identifikatoren geklärt wurde.
R-05 / ERGEBNIS
Bestätigte und ausgeschlossene Treffer
Zwei getrennte Verzeichnisse: zum Prüfungsgegenstand gehörende Treffer und begründete Ausschlüsse.
R-06 / ERGEBNIS
PEP-Kategorie und Zeitraum
Kategorie, Zeitraum der öffentlichen Funktion und Umfang zusätzlicher Maßnahmen nach der anwendbaren Regelung.
R-07 / ERGEBNIS
Übersicht verbundener Strukturen
Eigentümer, kontrollierende Personen und verbundene Unternehmen im zugänglichen Umfang.
R-08 / ERGEBNIS
Offene Fragen, Source Log und Einschränkungen
Verzeichnis fehlender Daten, Quellenprotokoll und Aktualitätsstand der Unterlagen.
BLACKFILE stellt keine Bescheinigung über Sanktionsfreiheit aus und trifft keine Entscheidung anstelle einer Bank, Aufsichtsbehörde oder eines Rechtsteams.
09 / FÜR WEN
Für Verantwortliche für Vorgänge und Geschäftsbeziehungen
CL-01 / KUNDE
Compliance-Teams
Wie wird ein Treffer nachvollziehbar geklärt? Ergebnis ist ein Match Resolution Record mit Quellen und Daten.
CL-02 / KUNDE
Juristische Teams
Wo beginnt die Frage der Regelungsanwendbarkeit? Ergebnis sind Tatsachengrundlage und Liste fehlender Daten.
CL-03 / KUNDE
Finanzleitung und Treasury
Kann die Zahlung durchgeführt werden und was steht ihr entgegen? Ergebnis ist ein Status für jeden wesentlichen Treffer.
CL-04 / KUNDE
Investoren und Fonds
Welche Exposition bringt der Prüfungsgegenstand mit seiner Struktur mit? Ergebnis ist eine Übersicht verbundener Strukturen.
CL-05 / KUNDE
Unternehmen beim Kunden-Onboarding
Wie wird eine namensgleiche Person vom Prüfungsgegenstand unterschieden? Ergebnis sind geklärte Treffer.
CL-06 / KUNDE
Family Offices
Wie lässt sich PEP-Exposition ohne belastende Schlussfolgerungen einschätzen? Ergebnis sind Kategorie, Zeitraum und erforderliche Maßnahmen.
10 / ZUSAMMENGESETZTES BEISPIEL
Der Namenstreffer war falsch, doch die Struktur erforderte eine gesonderte Prüfung
SP-01Sanktionen und PEPZusammengesetztes Beispiel
Ausgeschlossener Treffer und offene Strukturfrage getrennt
Aufgabe. Vor einer Zahlung meldete das Kundensystem einen Treffer zu einem Sanktionseintrag. Geburtsdatum und geografische Angaben ermöglichten den Ausschluss für die natürliche Person. In der Unternehmensstruktur fand sich jedoch eine andere juristische Person mit ähnlichem Namen und unvollständigen Kontrolldaten.
Ergebnis. BLACKFILE trennte den ausgeschlossenen Treffer von der offenen Strukturfrage. Der Mandant erhielt Quelle, Datum und die für eine weitere rechtliche Bewertung erforderlichen Daten, ohne Behauptung einer Sanktionsanwendbarkeit.
Das Beispiel ist zusammengesetzt und beschreibt keinen konkreten Mandanten. Illustratives Bild: Die abgebildeten Personen sind keine Parteien eines tatsächlichen Vorgangs.
11 / ARBEITSMODELL
Von der Anfrage bis zur Materialübergabe
01
Prüfungsgegenstand und Vorgang
Wer sind die Parteien, um welchen Vorgang geht es und welche Rechtsordnungen sind beteiligt?
02
Regelungen und Quellen
Welche amtlichen Quellen sind für diesen Auftrag relevant?
03
Identifikatoren
Reichen die Daten aus, um den Prüfungsgegenstand von namensgleichen Personen zu unterscheiden?
04
Suche und Normalisierung
Schreibvarianten, Transliterationen und Aliasnamen.
05
Abgrenzung von Namensgleichheiten
Jeder wesentliche Treffer erhält einen Status und eine Begründung.
06
Übertragung
Ergebnismatrix, Einschränkungen und Fragen für das Rechtsteam.
EINZELN→PRÜFUNG→ZYKLUSGenauer Umfang und Kosten werden nach Einschätzung der Anzahl von Prüfungsgegenständen und Regelungen festgelegt. Fristen beginnen nach Umfangsabstimmung und Eingang der Ausgangsdaten; Kosten verstehen sich ohne Steuern und externe Auslagen.
12 / FORMATE
Drei Screeningformate
Das Format hängt von der Anzahl der Prüfungsgegenstände und anwendbaren Regelungen, der Strukturtiefe sowie dem Bedarf an Folgeprüfungen ab.
01
Screening eines Prüfgegenstands
Individuelle Kalkulation nach Einschätzung der Anzahl der Prüfungsgegenstände und Regelungen
Die Frist beginnt nach Abstimmung des Umfangs und Eingang der Ausgangsdaten
Prüfung anhand der wichtigsten relevanten Quellen mit Trefferklärung.
Enthalten
eine Person oder ein Unternehmen
wichtigste relevante Quellen
Trefferklärung
kurzes Screening Memo
02Zentrales Leistungsformat
Sanktions- und PEP-Prüfung
Individuelle Kalkulation nach Einschätzung der Anzahl der Prüfungsgegenstände und Regelungen
Die Frist beginnt nach Abstimmung des Umfangs und Eingang der Ausgangsdaten
Erweiterte Prüfung nach mehreren Regelungen mit gesonderter PEP-Bewertung.
Enthalten
Prüfungsgegenstand, Eigentümer und verbundene Personen
mehrere Regelungen
gesonderte PEP-Bewertung
vollständiges Screening File
03
Prüfzyklus für Portfolio oder Geschäftspartner
Individuelle Kalkulation nach Einschätzung der Anzahl der Prüfungsgegenstände und Regelungen
Die Frist beginnt nach Abstimmung des Umfangs und Eingang der Ausgangsdaten
Periodisches Screening mit vereinbarter Risikoeinstufung und Eskalationsregeln.
Enthalten
mehrere Dritte
vereinbarte Risikoeinstufung
wiederholte Prüfung
Eskalationsregeln
13 / EINSCHRÄNKUNGEN
Was die Prüfung feststellt und was sie nicht leistet
Anwendbare Regelungen hängen von Parteien, Vorgang und Rechtsordnungen ab. PEP-Status bedeutet kein rechtswidriges Verhalten, ein ähnlicher Name ist kein bestätigter Treffer, und ein fehlender Eintrag garantiert keine Risikofreiheit.
BLACKFILE entfernt keine Einträge aus unabhängigen Listen und stellt keine Bescheinigung über Sanktionsfreiheit aus.
die rechtliche Anwendbarkeit beurteilt ein spezialisierter Rechtsberater
die Entscheidung der Bank oder Aufsichtsbehörde verbleibt bei der jeweiligen Organisation
jeder wesentliche Treffer erhält Quelle, Datum und Status
das Ergebnis gibt den Quellenstand zum vereinbarten Datum wieder
Nein. Eine Namensübereinstimmung bedeutet nicht, dass dieselbe Person oder dasselbe Unternehmen gefunden wurde. Jeder wesentliche Treffer wird anhand von Geburtsdatum, Land, Registernummer, Rolle und Verbindungen geklärt. Einige Treffer werden ausgeschlossen; für die übrigen werden Quelle, Regelung und Datum dokumentiert.
Nein. PEP-Status ist keine Sanktion und beweist für sich genommen kein rechtswidriges Verhalten. Er bedeutet, dass zusätzliche Maßnahmen für die Beziehung gelten, deren Umfang von Kategorie, Zeitraum der öffentlichen Funktion und Anforderungen der anwendbaren Regelung abhängt.
Nein. Eine solche Bescheinigung wird nicht ausgestellt: Ein fehlender Eintrag garantiert keine Risikofreiheit, und Quellenstände ändern sich. Der Bericht nennt die geprüften Quellen und das jeweilige Datum.
Nein. BLACKFILE entfernt keine Einträge aus unabhängigen Listen und beeinflusst nicht die Entscheidungen der zuständigen Stellen. Unsere Arbeit beschränkt sich auf die Klärung, ob der Eintrag den Prüfungsgegenstand betrifft, und die Vorbereitung der Tatsachengrundlage für das Rechtsteam.
Ein spezialisierter Rechtsberater. BLACKFILE klärt die Tatsachengrundlage: Identität, Regelung und Quelle des Eintrags, Zeitraum und Kontext. Die rechtliche Anwendbarkeit wird ausdrücklich außerhalb unserer Feststellung behandelt.
Ein solcher Treffer wird weder bestätigt noch ausgeschlossen; er erhält den Status Potential Match. Der Bericht benennt die zur Klärung benötigten Angaben und mögliche Stellen, bei denen sie angefordert werden können.
Ja, im erweiterten Format. Exposition entsteht häufig durch kontrollierende Personen und verbundene Strukturen. Diese werden deshalb im Rahmen der verfügbaren Daten gemeinsam mit dem Prüfungsgegenstand untersucht.
Ja, bei fortbestehenden Beziehungen. Einträge und Strukturen ändern sich, Listen werden aktualisiert; frühere Ergebnisse haben daher einen bestimmten Stand. Häufigkeit und Eskalationsregeln werden im zyklischen Format vereinbart.
16 / DIREKTE ANFRAGE
Beschreiben Sie Prüfungsgegenstand und Vorgang ohne Dokumente zu übermitteln
Senden Sie im ersten Schritt keine Ausweisdaten oder Dokumentenscans. Art des Prüfungsgegenstands, Rechtsordnungen des Vorgangs und Prüfungszweck genügen.
