Eine interne Untersuchung soll die Tatsachen klären, bevor das Unternehmen eine Entscheidung trifft
BLACKFILE unterstützt Verwaltungs- und Aufsichtsgremien, Eigentümer sowie Rechts-, Compliance- und HR-Teams dabei, einen betrieblichen Vorfall unabhängig zu prüfen, den Ablauf zu rekonstruieren und bestätigte Umstände von Annahmen zu trennen.
Wir gleichen rechtmäßig bereitgestellte Unterlagen, Unternehmens- und Finanzverbindungen, öffentliche Quellen und verfügbare digitale Spuren ab. Personal-, Rechts- und Disziplinarentscheidungen verbleiben bei den zuständigen Organen des Unternehmens und seinen Beratern.
Für den ersten Schritt genügt eine Beschreibung der Situation ohne Namen, Dokumente oder sensible Unterlagen.
PRÜFÜBERSICHT DER ERKENNTNISSE
Eine Beschwerde, Unstimmigkeit oder strittige Entscheidung wird als Aussage erfasst, nicht als feststehende Tatsache.
Rechtsgrundlage, Befugnisse des Auftraggebers, Interessenkonflikte und rechtliche Grenzen der jeweiligen Rechtsordnung werden geprüft.
Es wird festgelegt, was zu sichern ist und wer dazu befugt ist, damit das ursprüngliche Bild erhalten bleibt.
Ereignisse, Dokumente und Entscheidungen werden in eine zeitliche Abfolge gebracht und mit ihren Quellen verknüpft.
Rollen, Befugnisse und Unternehmensverbindungen werden anhand rechtmäßig zugänglicher Register und öffentlicher Quellen geprüft.
Wesentliche Feststellungen werden anhand einer unabhängigen Quelle gegengeprüft. Alternative Erklärungen werden ebenso geprüft wie die Haupthypothese.
Jede Feststellung erhält einen von vier Status: Tatsache, analytische Einschätzung, Arbeitshypothese oder ungeklärte Frage.
Jede Aussage durchläuft sieben Schritte. Rot markiert ist ausschließlich eine wesentliche Abweichung, keine beteiligte Person.
01 Ausgangshinweis. Eine Beschwerde, Unstimmigkeit oder strittige Entscheidung wird als Aussage erfasst, nicht als feststehende Tatsache. 02 Befugnisse. Rechtsgrundlage, Befugnisse des Auftraggebers, Interessenkonflikte und rechtliche Grenzen der jeweiligen Rechtsordnung werden geprüft. 03 Sicherung der Unterlagen. Es wird festgelegt, was zu sichern ist und wer dazu befugt ist, damit das ursprüngliche Bild erhalten bleibt. 04 Chronologie. Ereignisse, Dokumente und Entscheidungen werden in eine zeitliche Abfolge gebracht und mit ihren Quellen verknüpft. 05 Verbindungen. Rollen, Befugnisse und Unternehmensverbindungen werden anhand rechtmäßig zugänglicher Register und öffentlicher Quellen geprüft. 06 Prüfung. Wesentliche Feststellungen werden anhand einer unabhängigen Quelle gegengeprüft. Alternative Erklärungen werden ebenso geprüft wie die Haupthypothese. 07 Status der Feststellung. Jede Feststellung erhält einen von vier Status: Tatsache, analytische Einschätzung, Arbeitshypothese oder ungeklärte Frage.
ERSTES SIGNAL
RECHTSGRUNDLAGE
SICHERUNG
CHRONOLOGIE
VERBINDUNGEN
STATUS DER ERKENNTNIS
02 / UNABHÄNGIGKEIT
Eine interne Prüfung verliert ihren Wert, wenn ihr Ergebnis bereits feststeht
Eine Beschwerde, eine auffällige Transaktion oder eine strittige Entscheidung setzt die Unternehmensführung unter Druck. Wer mit einer Anschuldigung, umfangreichen Datenzugriffen oder unabgestimmten Befragungen beginnt, riskiert, die Rechte Beteiligter zu verletzen und die ursprüngliche Chronologie zu beeinträchtigen.
DRUCK
Gerücht innerhalb einer Abteilung
Beschwerde mit bereits feststehender Darstellung
Konflikt zwischen Teams
Forderung nach einer Entscheidung noch heute
UNABHÄNGIGE PRÜFUNG
Hier werden unbestätigte Aussagen von bestätigten Tatsachen getrennt. Sie werden nicht ungeprüft zur Feststellung.
ENTSCHEIDUNGSGRUNDLAGE
bestätigte Umstände
analytische Einschätzungen mit Angabe der Aussagesicherheit
offene Fragen und Lücken
Möglichkeiten für weitere rechtmäßige Schritte
Das erste Ergebnis einer Untersuchung ist ein gesichertes, nachvollziehbares Bild des Geschehens. Eine Schuldzuweisung steht nicht am Anfang.
03 / SZENARIEN
Anlässe für eine interne Prüfung
Eine unabhängige Prüfung kann auch ohne formelle Beschwerde erforderlich sein. Mitunter ergibt sich die Frage aus wiederkehrenden Widersprüchen zwischen Unterlagen, Entscheidungen, wirtschaftlichen Interessen und dem tatsächlichen Verhalten Beteiligter.
Der Tatsachengehalt der Aussage muss geprüft werden, ohne die Beschwerde selbst als Beweis zu behandeln oder sie weiter als erforderlich offenzulegen.
Ein Mitarbeiter, eine Führungskraft oder eine verbundene Person kann externe unternehmerische oder geschäftliche Interessen haben, die eine Unternehmensentscheidung beeinflussen.
Lieferantenauswahl, Vertragsbedingungen oder wiederholte Verfahrensausnahmen erfordern eine unabhängige Prüfung der Verbindungen und Entscheidungsabläufe.
Interne Berichte, Primärbelege und externe Informationen beschreiben denselben Vorgang unterschiedlich.
Umfang des Vorfalls, bestätigte Zugriffsberechtigungen und der Zusammenhang der Offenlegung mit internen Abläufen müssen geklärt werden.
Eine Freigabe erfolgte außerhalb der vorgesehenen Regeln. Zu klären ist, wann, durch wen und auf welcher Grundlage die Ausnahme gemacht wurde.
Aktionäre oder das Rechtsteam müssen nachvollziehen, auf welchen Informationen die Entscheidung beruhte und wer tatsächlich an der Freigabe beteiligt war.
Die Meldung enthält überprüfbare Einzelheiten, erfordert jedoch eine unabhängige Bestätigung und einen sorgfältigen Umgang mit der Identität der Quelle.
Ein Hinweis geht an einem gewöhnlichen Arbeitstag ein und wirkt selten sofort wie ein Vorfall
ÜBERGREIFENDE FRAGEWas lässt sich rechtmäßig bestätigen?
04 / GEGENSTAND DER PRÜFUNG
Eine Untersuchung beantwortet ein Gefüge miteinander verbundener Fragen
Der Umfang richtet sich nach dem konkreten Vorfall, den Befugnissen des Mandanten, der Rechtsordnung und der Verfügbarkeit rechtmäßiger Quellen. Jede Feststellung erhält eine eigene Grundlage und eine Angabe ihrer Aussagesicherheit.
EIN VORFALLACHT PRÜFUNGSBEREICHE
01
Befugnisse und Entscheidungsabläufe
Wer war befugt, die Entscheidung zu treffen, den Vorgang freizugeben oder einen Eintrag zu ändern? Eine formelle Position wird nicht mit tatsächlicher Beteiligung gleichgesetzt.
02
Dokumente und ihre Versionen
Unterschiede zwischen Dokumentfassungen, Datumsangaben, Freigabewegen und den tatsächlichen Handlungen Beteiligter.
03
Unternehmerische und persönliche Verbindungen
Verbindungen von Mitarbeitern, Führungskräften und Geschäftspartnern, die aus rechtmäßig zugänglichen Registern, Unternehmensdaten und öffentlichen Quellen hervorgehen.
04
Verfügbare finanzielle Spuren
Bestätigte Zahlungen, vertragliche Verpflichtungen und wirtschaftliche Interessen im Rahmen rechtmäßig bereitgestellter Daten.
05
Rechtmäßig bereitgestellte digitale Spuren
Protokolle, Metadaten und Dateiversionen, sofern das Unternehmen sie bereitstellen darf und ihre Verarbeitung in der betreffenden Rechtsordnung zulässig ist.
06
Kommunikation im Rahmen der Befugnisse
Geschäftliche Korrespondenz wird nur geprüft, wenn das Unternehmen dazu berechtigt ist und der Umfang dem Prüfungszweck angemessen ist.
07
Externe Quellen
Register, Veröffentlichungen sowie Gerichts- und Aufsichtsangaben, die in den benötigten Rechtsordnungen rechtmäßig zugänglich sind.
08
Alternative Erklärungen
Jede Hypothese wird auch anhand möglicher Gegenargumente geprüft. Andernfalls bestätigt die Prüfung lediglich ihre Ausgangsannahme.
SICHERUNG
Vor der ersten Feststellung steht eine einfachere Frage: Welche Unterlagen müssen jetzt gesichert werden, damit sie in einem Monat noch geprüft werden können?
05 / VERIFIZIERUNG
Jede Feststellung muss ihre Grundlage und die Grenzen ihrer Aussagesicherheit erkennen lassen
Die Findings Control Map ist die Arbeitsübersicht der Untersuchungsfeststellungen. Links steht die Abfolge der sieben Schritte, die jede Aussage durchläuft; darunter folgen die Feststellungen mit ihrem Status und ihrer Grundlage.
PRÜFÜBERSICHT DER ERKENNTNISSE
Eine Beschwerde, Unstimmigkeit oder strittige Entscheidung wird als Aussage erfasst, nicht als feststehende Tatsache.
Rechtsgrundlage, Befugnisse des Auftraggebers, Interessenkonflikte und rechtliche Grenzen der jeweiligen Rechtsordnung werden geprüft.
Es wird festgelegt, was zu sichern ist und wer dazu befugt ist, damit das ursprüngliche Bild erhalten bleibt.
Ereignisse, Dokumente und Entscheidungen werden in eine zeitliche Abfolge gebracht und mit ihren Quellen verknüpft.
Rollen, Befugnisse und Unternehmensverbindungen werden anhand rechtmäßig zugänglicher Register und öffentlicher Quellen geprüft.
Wesentliche Feststellungen werden anhand einer unabhängigen Quelle gegengeprüft. Alternative Erklärungen werden ebenso geprüft wie die Haupthypothese.
Jede Feststellung erhält einen von vier Status: Tatsache, analytische Einschätzung, Arbeitshypothese oder ungeklärte Frage.
Jede Aussage durchläuft sieben Schritte. Rot markiert ist ausschließlich eine wesentliche Abweichung, keine beteiligte Person.
01 Ausgangshinweis. Eine Beschwerde, Unstimmigkeit oder strittige Entscheidung wird als Aussage erfasst, nicht als feststehende Tatsache. 02 Befugnisse. Rechtsgrundlage, Befugnisse des Auftraggebers, Interessenkonflikte und rechtliche Grenzen der jeweiligen Rechtsordnung werden geprüft. 03 Sicherung der Unterlagen. Es wird festgelegt, was zu sichern ist und wer dazu befugt ist, damit das ursprüngliche Bild erhalten bleibt. 04 Chronologie. Ereignisse, Dokumente und Entscheidungen werden in eine zeitliche Abfolge gebracht und mit ihren Quellen verknüpft. 05 Verbindungen. Rollen, Befugnisse und Unternehmensverbindungen werden anhand rechtmäßig zugänglicher Register und öffentlicher Quellen geprüft. 06 Prüfung. Wesentliche Feststellungen werden anhand einer unabhängigen Quelle gegengeprüft. Alternative Erklärungen werden ebenso geprüft wie die Haupthypothese. 07 Status der Feststellung. Jede Feststellung erhält einen von vier Status: Tatsache, analytische Einschätzung, Arbeitshypothese oder ungeklärte Frage.
HinweisQuelleAbgleichStatusBedeutung
F-01
Die Abteilungsleitung beeinflusste die Auswahl des Lieferanten
ASSESSMENT - analytische Einschätzung mit Angabe der Aussagesicherheit
Grundlage
Die Unterschrift im Freigabeschritt ist in der vom Unternehmen bereitgestellten Dokumentfassung erfasst.
Einschränkung
Das Dokument liegt in mehreren Versionen vor; die Reihenfolge der Änderungen ist nicht vollständig geklärt.
Bedeutung für die Entscheidung
Die Beteiligung an einer Phase ist bestätigt; der Einfluss auf das Endergebnis bedarf einer gesonderten Einschätzung
F-02
Der Eigentümer des Geschäftspartners steht mit der Führungskraft in Verbindung
FACT - dokumentarisch belegte Tatsache
Grundlage
Registereintrag zur Eigentümerstruktur zum Zeitpunkt des Geschäfts.
Einschränkung
Der Registereintrag bestätigt die Verbindung, jedoch keinen erlangten Vorteil.
Bedeutung für die Entscheidung
Die Verbindung besteht und muss bei der Bewertung des Verfahrens berücksichtigt werden
F-03
Die Vertragsbedingungen wichen von der üblichen Praxis des Unternehmens ab
ASSESSMENT - analytische Einschätzung mit Angabe der Aussagesicherheit
Grundlage
Abgleich mit internen Verfahren und vergleichbaren Verträgen aus demselben Zeitraum.
Einschränkung
Ein Marktvergleichswert ersetzt kein Sachverständigengutachten zum konkreten Vertragsgegenstand.
Bedeutung für die Entscheidung
Die Abweichung ist dokumentiert; ihre wirtschaftliche Begründung muss das zuständige Fachteam beurteilen
F-04
Ein Teil der Freigaben erfolgte außerhalb des Standardverfahrens
FACT - dokumentarisch belegte Tatsache
Grundlage
Der Freigabeweg entspricht nicht dem nach der damaligen Fassung der Richtlinie vorgeschriebenen Ablauf.
Einschränkung
Der Grund für die Ausnahme ist ungeklärt; Erklärungen der Beteiligten wurden nicht angefordert.
Bedeutung für die Entscheidung
Wesentliche Abweichung zwischen der Richtlinie und dem tatsächlichen Entscheidungsweg
F-05
Mittel könnten zugunsten einer verbundenen Person abgeflossen sein
HYPOTHESIS - Arbeitshypothese, die weiterer Prüfung bedarf
Grundlage
Zeitliche Überschneidung von Zahlungen und Freigabephasen.
Einschränkung
Bankangaben des Geschäftspartners sind zu diesem Zeitpunkt nicht rechtmäßig zugänglich.
Bedeutung für die Entscheidung
Die Hypothese ist unbestätigt und kann keine Grundlage für eine Personalentscheidung sein
F-06
Frühere Dokumentfassungen wurden nach Eingang des Hinweises geändert
UNRESOLVED - ungeklärte Frage: Die verfügbaren Unterlagen erlauben keine verlässliche Antwort
Grundlage
Unterschiedliche Änderungsdaten bei Kopien desselben Dokuments.
Einschränkung
Protokolle für den relevanten Zeitraum fehlen; eine Wiederherstellung ist im Rahmen des Auftrags nicht möglich.
Bedeutung für die Entscheidung
Die Frage wird in den Sicherungsplan aufgenommen und dem Verantwortungsbereich des IT-Teams zugeordnet
Die Zeilen der Übersicht sind ein anonymisiertes Arbeitsbeispiel für die Struktur von Feststellungen und keine Unterlagen aus einem konkreten Projekt.
Ein einziges aussagekräftiges Dokument bestätigt nicht die gesamte Darstellung eines Ereignisses. Deshalb zeigt BLACKFILE neben der Feststellung auch ihre Grundlage, Gegenprüfung, Einschränkungen und praktische Bedeutung.
06 / ARBEITSMODELL
Zuerst Befugnisse klären und Unterlagen sichern. Danach analysieren und Feststellungen treffen
Der Ablauf umfasst zwei Kontrollpunkte. Der nächste Schritt beginnt erst, wenn der jeweilige Kontrollpunkt passiert ist.
01
Prüfung von Rechtmäßigkeit, Befugnissen und Interessenkonflikten
Geprüft werden die Rechtsgrundlage des Auftrags, die Befugnisse des Auftraggebers zur Fragestellung und Übermittlung von Unterlagen, rechtliche Grenzen der Rechtsordnung und die Notwendigkeit eines spezialisierten Rechtsberaters.
RECHTLICHER PRÜFPUNKTZulässigkeit bestätigt
Ohne Rechtsgrundlage, Befugnisse des Auftraggebers und Prüfung der Rechtsordnung beginnt die Arbeit nicht.
02
Vertrauliches Briefing
Vereinbart werden ein geschützter Kommunikationskanal, Prüfungsgegenstand, Zugriffsberechtigte, Abschlusskriterien und die Rollen der Rechts-, Compliance-, HR- und IT-Teams.
03
Sicherungsplan
Plan zur Sicherung der vom Mandanten kontrollierten Unterlagen: Was ist zu sichern, wer ist dazu befugt und wie bleibt das ursprüngliche Bild erhalten?
04
Fragen- und Hypothesenplan
Ausgangsaussagen werden in überprüfbare Fragen übersetzt. Für jede werden Quellen, alternative Erklärungen und Bestätigungskriterien festgehalten.
05
Chronologie und Verbindungsübersicht
Die Abfolge von Ereignissen, Entscheidungen und Dokumentfassungen wird rekonstruiert; Rollen, Befugnisse und bestätigte Verbindungen der Beteiligten werden dargestellt.
06
Quellenprüfung
Die Herkunft jedes Materials wird zusammen mit seinen Einschränkungen dokumentiert. Daten ohne nachvollziehbare Quelle werden nicht zur Grundlage einer Feststellung.
Eine Feststellung ohne unabhängige Bestätigung wird im Abschlussbericht nicht als Tatsache ausgewiesen.
07
Prüfung wesentlicher Schlussfolgerungen
Jede wesentliche Feststellung wird gegengeprüft. Widersprüche und fehlende Daten werden in der Übersicht der Einschränkungen ausdrücklich aufgeführt.
08
Bericht und Arbeitssitzung
Das bevollmächtigte Team erhält die Tatsachengrundlage, den Status der Feststellungen, offene Fragen und Möglichkeiten für weitere rechtmäßige Schritte, die in einer Arbeitssitzung besprochen werden.
Interviews, Digital Forensics und rechtliche Maßnahmen werden nur bei rechtmäßiger Organisation und unter Beteiligung entsprechender Fachleute einbezogen. BLACKFILE übernimmt diese nicht anstelle des Unternehmens und seiner Berater.
07 / ERGEBNIS
Eine nachvollziehbare Entscheidungsgrundlage
UNTERSUCHUNGSPROTOKOLL
01
Zusammenfassung für die Leitung
Kurze Darstellung der Situation, der wichtigsten bestätigten Umstände, Risiken und entscheidungsbedürftigen Fragen.
02
Ereignischronologie
Abfolge der Ereignisse mit Verweisen auf Quellen, Dokumentfassungen und Bestätigungsgrad.
03
Übersicht der Beteiligten und Verbindungen
Rollen, Unternehmensinteressen, Zugriffe und bestätigte Verbindungen ohne unbegründete Zuschreibung von Absichten.
04
Verzeichnis der Unterlagen und Quellen
Jedes Material mit Herkunft, Eingangsdatum, Einschränkungen und Kontrollverweis.
05
Tabelle der Tatsachen, Einschätzungen, Hypothesen und Lücken
Findings Register: vier Status einer Feststellung in einer Tabelle, damit Sicherheit und Annahmen getrennt bleiben.
06
Verzeichnis wesentlicher Abweichungen
Gesonderte Liste der Punkte, an denen Dokumente, Erklärungen und externe Daten voneinander abweichen.
07
Fragen für das Rechts-, HR- oder Compliance-Team
Was das Unternehmen selbst entscheiden oder anfordern muss: Dies liegt in seiner Zuständigkeit und ist keine Feststellung von BLACKFILE.
08
Anhänge und Einschränkungen
Was ungeprüft blieb, warum und unter welchen Voraussetzungen sich eine Feststellung ändern könnte.
Das Ergebnisformat wird vor Projektbeginn vereinbart. Soll das Material in einem Gerichts-, Aufsichts- oder Disziplinarverfahren verwendet werden, muss das Rechtsteam des Mandanten die Anforderungen an Zulässigkeit, Sicherung und Offenlegung der Daten bestimmen.
08 / AUFTRAGGEBER
Für alle, die innerhalb einer Organisation verantwortliche Entscheidungen treffen müssen
CL-01Verwaltungs- und Aufsichtsräte
CL-02Aktionäre und Eigentümer
CL-03audit committee
CL-04Rechtsabteilungen und externe Rechtsanwälte
CL-05Compliance und interne Kontrolle
CL-06HR bei schwerwiegenden Beschwerden und Interessenkonflikten
CL-07Banken, Fonds und regulierte Unternehmen
CL-08Family Offices und Unternehmensgruppen
CL-09Interimsführung nach einem Unternehmenskonflikt
Der Auftraggeber muss über eine Rechtsgrundlage und die Befugnis verfügen, den Auftrag zu erteilen und Unterlagen bereitzustellen. Die Stellung als Eigentümer oder Führungskraft allein setzt weder Mitarbeiterrechte noch Anforderungen an die Datenverarbeitung außer Kraft.
09 / ZUSAMMENGESETZTES BEISPIEL
Beschwerde über einen Interessenkonflikt bei der Lieferantenauswahl
Zusammengesetztes Beispiel. Umstände wurden kombiniert und verändert. Es veranschaulicht die Arbeitsmethode und beschreibt keinen bestimmten Mandanten.
Vertragsblatt und zwei Stifte auf einem Besprechungstisch
Nach einer internen Beschwerde vermutete das Unternehmen eine Verbindung zwischen einem Mitarbeiter und einem Lieferanten. Die Prüfung ergab mehrere bestätigte Überschneidungen, bestätigte jedoch einen Teil der ursprünglichen Aussagen nicht.
Im Bericht wurden Tatsachen, Hinweise auf eine Verbindung, alternative Erklärungen und Unterlagen, die das Unternehmen selbst anfordern musste, getrennt ausgewiesen. Die personelle und rechtliche Entscheidung verblieb beim bevollmächtigten Team.
Der Wert der unabhängigen Prüfung lag darin, zu zeigen, welche Teile der ursprünglichen Darstellung einer Prüfung standhalten.
SIGNALInterne Beschwerde über einen Interessenkonflikt
Die Aussage wurde als Frage aufgenommen, nicht als Feststellung
GEPRÜFTVerbindung, Entscheidungsbeteiligung und Vertragsbedingungen
Jede Frage wurde gesondert und anhand einer eigenen Quelle geprüft
BESTÄTIGTMehrere bestätigte Überschneidungen
Durch Register und Unternehmensunterlagen bestätigt
UNGEKLÄRTEin Teil der ursprünglichen Aussagen
Die Unterlagen reichen für eine verlässliche Feststellung nicht aus
ENTSCHEIDUNGPersonelle und rechtliche Entscheidung
Verblieb beim bevollmächtigten Team des Unternehmens
10 / PROJEKTFORMAT
Der Untersuchungsumfang richtet sich nach der Anzahl der Fragen, Unterlagen, Beteiligten und Rechtsordnungen
Drei Formate unterscheiden sich in Prüfungstiefe und Ergebnisumfang. Alle drei sind ohne Umschalter gleichzeitig sichtbar.
01Erste Prüfung eines Hinweises
Erste Tatsachenprüfung
ab 5 000 €
in der Regel 2-4 Arbeitstage nach Abstimmung von Zugang und Materialumfang
Ein Hinweis, eine erste Chronologie und die Entscheidung über den Bedarf einer vollständigen Prüfung.
Leistungsumfang
Prüfung von Rechtmäßigkeit, Befugnissen und Interessenkonflikten
Aufgliederung eines Hinweises in überprüfbare Fragen
erste Ereignischronologie
Bewertung des Risikos, die Ausgangslage nicht mehr rekonstruieren zu können
Memo zur erforderlichen Tiefe
Festlegung von Umfang und Grenzen der nächsten Phase
02Interne Untersuchung
Interne Untersuchung
12 000-35 000 €
in der Regel ab 10 Arbeitstagen; abhängig von Umfang, Materialverfügbarkeit und Rechtsordnungen
Umfassende Tatsachenprüfung eines Vorfalls mit Faktenübersicht, Bericht und Arbeitssitzung.
Leistungsumfang
mehrere Beteiligte, Abteilungen und Quellen
vollständige Übersicht über Tatsachen, Einschätzungen, Hypothesen und Lücken
Chronologie und Verbindungsübersicht
Material- und Quellenverzeichnis
Verzeichnis wesentlicher Abweichungen
Bericht und Arbeitssitzung mit dem befugten Team
03Internationaler Vorfall
Grenzüberschreitende Untersuchung
Individuelle Kalkulation nach Ersteinschätzung
Dauer in Etappen nach Ersteinschätzung und Umfangsabstimmung
Arbeit in mehreren Rechtsordnungen unter örtlichen rechtlichen Grenzen und mit schrittweiser Koordination.
Leistungsumfang
mehrere Länder, Unternehmen und Sprachen
örtliche rechtliche Grenzen je Rechtsordnung
schrittweise Koordination mit Rechts-, Compliance- und Technikteam
Kontrollentscheidungen in jeder Phase
regelmäßiger Statusbericht
gesonderte Unterlagen für unterschiedliche befugte Gruppen
Genaue Kosten und Dauer werden nach der ersten Einschätzung bestimmt. Gegenstand, Quellen, Budget, Zugriffsberechtigte und Abschlusskriterien werden vor Beginn jeder Phase vereinbart. Die Frist beginnt nach Abstimmung des Auftrags und Eingang der zulässigen Unterlagen, nicht bereits mit dem Absenden des Formulars. Preise verstehen sich ohne Steuern und externe Kosten.
11 / EINSCHRÄNKUNGEN
Unternehmensbefugnisse setzen Mitarbeiterrechte und Datenschutzanforderungen nicht außer Kraft
BLACKFILE übernimmt ausschließlich rechtmäßige und verhältnismäßige Aufgaben. Vor Beginn werden Befugnisse des Auftraggebers, Verarbeitungszweck, Datenumfang, Rechtsordnungen, Arbeitsverhältnisse, Vertraulichkeit, Rechte betroffener Personen und die Notwendigkeit spezialisierter Rechtsberatung geprüft.
BLACKFILE verschafft sich keinen unbefugten Zugang zu privaten oder geschäftlichen Geräten, Konten, Korrespondenz sowie staatlichen, Bank- oder anderen geschlossenen Systemen. Das Unternehmen installiert keine Mittel zur verdeckten Überwachung und übt keinen Druck aus oder führt Verhöre durch.
Ob geschäftliche Korrespondenz, Protokolle, Geräte, Gesprächsaufzeichnungen, Videomaterial oder personenbezogene Daten verwendet werden dürfen, hängt vom Land, Arbeits- und Verfahrensrecht, internen Richtlinien, der Transparenz der Verarbeitung und der konkreten Rechtsgrundlage ab. Solche Unterlagen müssen gesondert mit dem Rechtsteam abgestimmt werden.
Was vor Beginn zu klären ist
BLACKFILE stellt keine Schuld fest: Dies obliegt Gerichten und zuständigen Behörden
eine Beschwerde ist kein Beweis, auch wenn sie detailliert und überzeugend erscheint
die Arbeit ist durch das Gesetz, die Befugnisse des Auftraggebers und den vereinbarten Umfang begrenzt
Zugang zu gelöschten oder geschlossenen Unterlagen kann nicht zugesagt werden
eine Feststellung kann teilweise bestätigt bleiben; dies ist ein ehrliches Ergebnis und kein Arbeitsmangel
der Bericht garantiert kein personelles, gerichtliches oder aufsichtsrechtliches Ergebnis
die rechtliche Einordnung erfolgt durch einen spezialisierten Fachberater, nicht durch den Analysten
Arbeitsgrundsätze
01Rechtsgrundlage
02konkreter Zweck
03Erforderlichkeit und Verhältnismäßigkeit
04Datenminimierung
05beschränkter Zugriff
06Erhalt von Quelle und Version
07Trennung von Tatsache, Einschätzung und Hypothese
BLACKFILE nutzt diese Dokumente als fachliche Orientierung. Das Unternehmen verfügt über keine ISO-Zertifizierung und behauptet eine solche auch nicht. Diese Seite beschreibt den allgemeinen Ansatz und stellt keine Rechtsberatung dar: Die Zulässigkeit konkreter Maßnahmen wird für jede Rechtsordnung gesondert beurteilt.
12 / VERWANDTE LEISTUNGEN
Wenn der Auftrag über eine interne Untersuchung hinausgeht
Eine befugte Stelle: Eigentümer, Verwaltungs- oder Aufsichtsrat, Audit Committee, Rechtsabteilung, Compliance oder eine andere Funktion mit entsprechenden rechtlichen Befugnissen. Die konkrete Stellung und der Umfang der Befugnisse werden vor Entgegennahme sensibler Unterlagen geprüft.
Art des Hinweises, ungefährer Zeitraum, betroffene Abteilungen, bereits eingebundene Funktionen und die zu klärende Frage. Namen, Dokumente und Korrespondenz sind im ersten Schritt nicht erforderlich.
Ja. Die erste Einschätzung der Zulässigkeit und Prüfungstiefe erfolgt anhand einer Situationsbeschreibung. Personenbezogene Daten werden später über einen geschützten Kanal und nur im vereinbarten Umfang übermittelt.
BLACKFILE ist keiner Konfliktpartei unterstellt, erhält keine Vergütung für eine bestimmte Feststellung und dokumentiert alternative Erklärungen ebenso wie die Haupthypothese. Interessenkonflikte werden vor Beginn geprüft; wird einer festgestellt, übernehmen wir den Auftrag nicht.
Nicht anstelle des Unternehmens. Interviews und formelle Stellungnahmen organisiert das Unternehmen mit seinem Rechtsteam in zulässiger Form selbst. BLACKFILE kann bei der Fragenliste helfen und bei rechtmäßiger Organisation am Verfahren teilnehmen.
Nur wenn das Unternehmen sie bereitstellen darf und die Verarbeitung in der konkreten Rechtsordnung erforderlich, verhältnismäßig und zulässig ist. Private Konten und Geräte werden nicht allein dadurch zugänglich, dass eine Person im Unternehmen arbeitet.
Sie bleibt im Bericht als Hypothese oder ungeklärte Frage enthalten, einschließlich der fehlenden Daten. Eine unbestätigte Darstellung wird weder zur Feststellung umformuliert noch aus dem Bericht entfernt.
Eine interne Untersuchung beginnt mit einem Vorfall: Beschwerde, Interessenkonflikt, Datenleck, Verfahrensverstoß oder strittige Entscheidung. Eine Untersuchung zu Unternehmensbetrug kommt zum Einsatz, wenn sich der Gegenstand bereits auf Hinweise auf ein Betrugsmuster eingegrenzt hat. Häufig schließt sich die zweite Leistung an die erste an.
14 / ERSTEINSCHÄTZUNG
Beschreiben Sie den internen Hinweis. Wir helfen, den ersten rechtmäßigen Schritt zu bestimmen.
Bitte fügen Sie keine Dokumente, Korrespondenz, Aufzeichnungen, personenbezogenen Daten oder Namen vermuteter Beteiligter bei. Für eine erste Einschätzung genügt der allgemeine Kontext.
