Kurum içi soruşturma, şirket karar almadan önce olguları ortaya koymalıdır
BLACKFILE; yönetim kurullarına, şirket sahiplerine, hukuk, uyum ve insan kaynakları ekiplerine kurumsal olayı bağımsız biçimde inceleme, olay sırasını yeniden oluşturma ve doğrulanmış hususları varsayımlardan ayırma konusunda yardımcı olur.
Hukuka uygun olarak sunulan belgeleri, kurumsal ve finansal bağlantıları, açık kaynakları ve erişilebilir dijital izleri karşılaştırırız. Personel, hukuk ve disiplin kararları şirketin yetkili organlarına ve danışmanlarına aittir.
İlk aşamada adlar, belgeler ve hassas materyaller olmadan durumu açıklamanız yeterlidir.
BULGULARI KONTROL HARİTASI
Şikayet, uyumsuzluk veya tartışmalı karar, doğrulanmış olgu olarak değil, iddia olarak kaydedilir.
Hukuki dayanak, müşterinin hakları, çıkar çatışması ve yargı alanının sınırlamaları incelenir.
Başlangıçtaki tablonun değişmemesi için nelerin korunması gerektiği ve bunu kimin yapmaya yetkili olduğu belirlenir.
Olaylar, belgeler ve kararlar, kaynaklarıyla ilişkilendirilerek sıraya konur.
Roller, yetkiler ve kurumsal bağlantılar hukuka uygun siciller ve açık kaynaklar üzerinden incelenir.
Önemli sonuçlar bağımsız kaynakla çapraz doğrulamadan geçer. Alternatif açıklamalar ana senaryoyla aynı titizlikle incelenir.
Sonuca dört statüden biri atanır: olgu, analitik değerlendirme, çalışma hipotezi veya çözümlenmemiş soru.
Her iddia yedi adımdan geçer. Kırmızı, yalnızca önemli farklılığın bulunduğu noktayı gösterir; katılımcıyı işaretlemez.
01 İlk bildirim. Şikayet, uyumsuzluk veya tartışmalı karar, doğrulanmış olgu olarak değil, iddia olarak kaydedilir. 02 Yetkiler. Hukuki dayanak, müşterinin hakları, çıkar çatışması ve yargı alanının sınırlamaları incelenir. 03 Materyallerin korunması. Başlangıçtaki tablonun değişmemesi için nelerin korunması gerektiği ve bunu kimin yapmaya yetkili olduğu belirlenir. 04 Kronoloji. Olaylar, belgeler ve kararlar, kaynaklarıyla ilişkilendirilerek sıraya konur. 05 Bağlantılar. Roller, yetkiler ve kurumsal bağlantılar hukuka uygun siciller ve açık kaynaklar üzerinden incelenir. 06 İnceleme. Önemli sonuçlar bağımsız kaynakla çapraz doğrulamadan geçer. Alternatif açıklamalar ana senaryoyla aynı titizlikle incelenir. 07 Sonucun statüsü. Sonuca dört statüden biri atanır: olgu, analitik değerlendirme, çalışma hipotezi veya çözümlenmemiş soru.
İLK İŞARET
HUKUKİ DAYANAK
MUHAFAZA
KRONOLOJİ
BAĞLANTILAR
BULGUNUN DURUMU
02 / BAĞIMSIZLIK
Sonucu baştan belirlenen kurum içi inceleme değerini kaybeder
Şikayet, şüpheli işlem veya tartışmalı karar yönetim üzerinde baskı yaratır. Suçlamayla, verilere toplu erişimle veya koordine edilmemiş görüşmelerle başlanması, katılımcı haklarının ihlal edilmesi ve ilk kronolojinin bozulması riskini doğurur.
BASKI
birim içindeki söylenti
olayın nasıl gerçekleştiğini peşinen belirleyen şikayet
ekipler arasındaki çatışma
konunun aynı gün çözülmesi talebi
BAĞIMSIZ İNCELEME
Bu aşamada doğrulanmamış iddia, doğrulanmış olgudan ayrılır; doğrudan sonuca dönüştürülmez.
KARAR DAYANAĞI
doğrulanmış hususlar
güven düzeyi belirtilen analitik değerlendirmeler
açık sorular ve bilgi boşlukları
hukuka uygun sonraki adım seçenekleri
Soruşturmanın ilk çıktısı, yaşananların korunmuş ve doğrulanabilir tablosudur.
03 / SENARYOLAR
Kurum içi incelemeye hangi konularla başvurulur?
Bağımsız inceleme yalnızca resmî şikayete dayanmaz. Bazen belgeler, kararlar, finansal çıkarlar ve katılımcıların fiilî davranışları arasındaki tekrarlanan uyumsuzluklar soru doğurur.
Şikayetin olgusal kısmı incelenmeli; şikayet delil yerine konulmamalı ve gerekli kapsamın ötesinde paylaşılmamalıdır.
Çalışanın, yöneticinin veya ilişkili kişinin, şirket kararlarını etkileyebilecek dış kurumsal veya ticari çıkarları olabilir.
Tedarikçi seçimi, sözleşme koşulları veya prosedürden tekrarlanan sapmalar, bağlantıların ve karar sırasının bağımsız incelenmesini gerektirir.
İç raporlama, dayanak belgeler ve dış bilgiler aynı işlemi farklı biçimlerde açıklıyor.
Olayın sınırları, doğrulanmış erişim kapsamı ve açıklamanın iç süreçlerle bağlantısı belirlenmelidir.
Onay sürecinde iç düzenlemelerden sapılmıştır; istisnanın ne zaman, kim tarafından ve hangi gerekçeyle yapıldığının belirlenmesi gerekir.
Pay sahipleri veya hukuk ekibi, kararın hangi verilere dayandığını ve onaya fiilen kimlerin katıldığını anlamalıdır.
Bildirim doğrulanabilir ayrıntılar içeriyor; ancak bağımsız teyit ve kaynağın kimliğinin özenle korunması gerekiyor.
Bildirim sıradan bir iş gününde gelir ve çoğu zaman bir olay gibi görünmez
GENEL SORUHukuka uygun olarak neler doğrulanabilir?
Çalışmanın kapsamı; olayın niteliği, müşterinin yetkileri, yargı alanı ve hukuka uygun kaynakların erişilebilirliğiyle belirlenir. Her sonucun kendine ait dayanağı ve güven düzeyi vardır.
TEK OLAYSEKİZ İNCELEME ALANI
01
Yetkiler ve karar sırası
Kararı almaya, işlemi onaylamaya ve kaydı değiştirmeye kimin yetkili olduğu. Resmî görev, fiilî katılımla eş tutulmaz.
02
Belgeler ve sürümleri
Belge sürümleri, tarihler, onay süreçleri ve katılımcıların fiilî eylemleri arasındaki farklılıklar.
03
Kurumsal ve kişisel bağlantılar
Çalışanların, yöneticilerin ve karşı tarafların hukuka uygun sicillerde, şirket verilerinde ve açık kaynaklarda erişilebilir bağlantıları.
04
Erişilebilir finansal izler
Hukuka uygun olarak sunulan veriler kapsamında doğrulanmış ödemeler, sözleşmesel yükümlülükler ve ekonomik çıkarlar.
05
Hukuka uygun olarak sunulan dijital izler
Şirketin paylaşma hakkının bulunduğu ve ilgili yargı alanında işlenmesine izin verilen günlük kayıtları, üst veriler ve dosya sürümleri.
06
Yetki sınırları içindeki iletişim kayıtları
İş yazışmaları, yalnızca şirketin buna hakkı bulunduğunda ve kapsam inceleme amacıyla orantılı olduğunda ele alınır.
07
Dış kaynaklar
İlgili yargı alanlarında hukuka uygun olarak erişilebilen siciller, yayınlar, yargı ve düzenleyici kurum bilgileri.
08
Alternatif açıklamalar
Her senaryo, onu çürütebilecek açıklamalarla birlikte incelenir. Aksi halde inceleme yalnızca başlangıçtaki varsayımı doğrulamış olur.
MUHAFAZA
İlk sonuca varmadan önce daha temel bir konu çözülür: bir ay sonra incelenebilecek materyal kalması için şimdi neler korunmalıdır?
05 / DOĞRULAMA
Her sonuç, dayanağını ve güvenin nerede sona erdiğini göstermelidir
Bulgular Kontrol Haritası, soruşturma sonuçlarının çalışma haritasıdır. Solda her iddianın geçtiği yedi adımlı süreç, aşağıda ise statüleri ve dayanaklarıyla sonuç satırları yer alır.
BULGULARI KONTROL HARİTASI
Şikayet, uyumsuzluk veya tartışmalı karar, doğrulanmış olgu olarak değil, iddia olarak kaydedilir.
Hukuki dayanak, müşterinin hakları, çıkar çatışması ve yargı alanının sınırlamaları incelenir.
Başlangıçtaki tablonun değişmemesi için nelerin korunması gerektiği ve bunu kimin yapmaya yetkili olduğu belirlenir.
Olaylar, belgeler ve kararlar, kaynaklarıyla ilişkilendirilerek sıraya konur.
Roller, yetkiler ve kurumsal bağlantılar hukuka uygun siciller ve açık kaynaklar üzerinden incelenir.
Önemli sonuçlar bağımsız kaynakla çapraz doğrulamadan geçer. Alternatif açıklamalar ana senaryoyla aynı titizlikle incelenir.
Sonuca dört statüden biri atanır: olgu, analitik değerlendirme, çalışma hipotezi veya çözümlenmemiş soru.
Her iddia yedi adımdan geçer. Kırmızı, yalnızca önemli farklılığın bulunduğu noktayı gösterir; katılımcıyı işaretlemez.
01 İlk bildirim. Şikayet, uyumsuzluk veya tartışmalı karar, doğrulanmış olgu olarak değil, iddia olarak kaydedilir. 02 Yetkiler. Hukuki dayanak, müşterinin hakları, çıkar çatışması ve yargı alanının sınırlamaları incelenir. 03 Materyallerin korunması. Başlangıçtaki tablonun değişmemesi için nelerin korunması gerektiği ve bunu kimin yapmaya yetkili olduğu belirlenir. 04 Kronoloji. Olaylar, belgeler ve kararlar, kaynaklarıyla ilişkilendirilerek sıraya konur. 05 Bağlantılar. Roller, yetkiler ve kurumsal bağlantılar hukuka uygun siciller ve açık kaynaklar üzerinden incelenir. 06 İnceleme. Önemli sonuçlar bağımsız kaynakla çapraz doğrulamadan geçer. Alternatif açıklamalar ana senaryoyla aynı titizlikle incelenir. 07 Sonucun statüsü. Sonuca dört statüden biri atanır: olgu, analitik değerlendirme, çalışma hipotezi veya çözümlenmemiş soru.
Aynı belgenin kopyalarında farklı değiştirilme tarihleri.
Sınırlama
İlgili dönemin kayıtları yoktur; bu görev kapsamında yeniden oluşturulmaları mümkün değildir.
Karar açısından önemi
Konu, koruma planına ve bilgi teknolojileri ekibinin sorumluluk alanına dahil edilir
Haritadaki satırlar, sonuç yapısının anonimleştirilmiş bir çalışma örneğidir; belirli bir projeye ait materyaller değildir.
Tek bir güçlü belge, olayın bütününe ilişkin senaryoyu doğrulamaz. Bu nedenle BLACKFILE, sonuçla birlikte dayanağını, çapraz doğrulamasını, sınırlılıklarını ve pratik önemini gösterir.
06 / ÇALIŞMA MODELİ
Önce yetkiler ve materyallerin korunması. Ardından analiz ve sonuçlar
Süreç iki kontrol aşamasından geçer. Bir kontrol aşaması tamamlanmadan sonraki aşama başlamaz.
01
Hukuka uygunluk, yetki ve çıkar çatışması incelemesi
Görevin hukuki dayanağı, müşterinin inceleme talep etme ve materyal aktarma hakları, yargı alanının sınırlamaları ve uzman hukukçu gereksinimi değerlendirilir.
Hukuki dayanak, müşterinin yetkileri ve yargı alanı değerlendirmesi olmadan çalışma başlamaz.
02
Güvenli ön görüşme
Güvenli kanal, inceleme konusu, erişim kapsamı, tamamlanma ölçütleri ile hukuk, uyum, insan kaynakları ve bilgi teknolojileri ekiplerinin rolleri kararlaştırılır.
03
Muhafaza planı
Müşterinin kontrolündeki materyallerin korunma planı: neler korunacak, kim yetkili ve başlangıçtaki tablonun değişmesi nasıl önlenecek?
04
Sorular ve hipotezler planı
İlk iddialar doğrulanabilir sorulara dönüştürülür. Her soru için kaynaklar, alternatif açıklamalar ve doğrulama koşulları kaydedilir.
05
Kronoloji ve bağlantı haritası
Olayların, kararların ve belge sürümlerinin sırası yeniden oluşturulur; katılımcıların rolleri, yetkileri ve doğrulanmış bağlantıları belirlenir.
06
Kaynak incelemesi
Her materyalin kaynağı, sınırlılıklarıyla birlikte kaydedilir. Kaynağı belirsiz veriler sonuca dayanak oluşturmaz.
DAYANAK KONTROL NOKTASIÖnemli sonuçlar çapraz doğrulandı
Bağımsız teyidi bulunmayan sonuç, nihai rapora olgu olarak girmez.
07
Esaslı bulguların kontrolü
Her önemli sonuç çapraz doğrulamadan geçer. Çelişkiler ve eksik veriler gizlenmez; sınırlılıklar haritasına dahil edilir.
08
Rapor ve çalışma toplantısı
Yetkili ekip; olgusal dayanağı, sonuç statülerini, açık soruları ve hukuka uygun sonraki adım seçeneklerini çalışma toplantısında değerlendirerek teslim alır.
Görüşmeler, adli bilişim incelemeleri ve hukuki işlemler, yalnızca sürecin hukuka uygun düzenlenmesi ve ilgili uzmanların katılımıyla çalışmaya dahil edilir. BLACKFILE bunları şirketin ve danışmanlarının yerine yürütmez.
07 / SONUÇ
Karar için doğrulanabilir bir dayanak
ARAŞTIRMA KAYDI
01
Yönetici özeti
Durumun, doğrulanmış temel hususların, risklerin ve karar gerektiren soruların kısa özeti.
02
Olayların kronolojisi
Kaynaklara, belge sürümlerine ve doğrulama düzeyine bağlanan olay sırası.
03
Katılımcı ve bağlantı haritası
Dayanaksız niyet atfetmeden roller, kurumsal çıkarlar, erişimler ve doğrulanmış bağlantılar.
04
Materyal ve kaynak kaydı
Her materyal; kaynağı, alınma tarihi, sınırlılıkları ve kontrol referansıyla birlikte.
05
Olgular, değerlendirmeler, hipotezler ve bilgi boşlukları tablosu
Bulgular Kaydı: doğrulama ile varsayımın karışmaması için dört sonuç statüsü tek tabloda.
06
Önemli farklılıklar listesi
Belgelerin, açıklamaların ve dış verilerin birbiriyle örtüşmediği noktaların ayrı listesi.
07
Hukuk, insan kaynakları veya uyum ekibi için sorular
Şirketin kendisinin karara bağlaması veya talep etmesi gereken konular: bunlar BLACKFILE sonucu değil, şirketin yetki alanıdır.
08
Ekler ve sınırlılıklar
Nelerin incelenemediği, nedenleri ve sonucun hangi koşullarda değişebileceği.
Çıktının biçimi proje öncesinde kararlaştırılır. Materyal yargı, düzenleyici kurum veya disiplin sürecinde kullanılacaksa müşterinin hukuk ekibi, verilerin kabul edilebilirliği, korunması ve açıklanmasına ilişkin gereklilikleri belirlemelidir.
08 / MÜŞTERİLER
Kuruluş içinde sorumlu karar almak zorunda olanlar için
CL-01yönetim ve denetim kurulları
CL-02pay sahipleri ve şirket sahipleri
CL-03audit committee
CL-04hukuk departmanları ve dış avukatlar
CL-05uyum ve iç kontrol birimleri
CL-06ciddi şikayetler ve çıkar çatışmalarında insan kaynakları ekipleri
CL-07bankalar, fonlar ve düzenlemeye tabi şirketler
CL-08aile ofisleri ve şirket grupları
CL-09şirket içi çatışma sonrasındaki geçici yönetim
Müşterinin görev talep etme ve materyal aktarma konusunda hukuki dayanağı ve yetkisi bulunmalıdır. Şirket sahibi veya yönetici olmak, çalışanların haklarını ve veri işleme gerekliliklerini ortadan kaldırmaz.
09 / BİRLEŞİK ÖRNEK
Tedarikçi seçiminde çıkar çatışması şikayeti
Birleşik örnek. Koşullar birleştirilmiş ve değiştirilmiştir. Çalışma yöntemini gösterir; belirli bir müşteriyi anlatmaz.
Toplantı masasında sözleşme sayfası ve iki kalem
Kurum içi şikayetin ardından şirket, bir çalışanın tedarikçiyle bağlantılı olabileceğini düşündü. İnceleme, birkaç örtüşmeyi doğruladı; ancak ilk iddiaların bir kısmını teyit etmedi.
Raporda olgular, bağlantı göstergeleri, alternatif açıklamalar ve şirketin kendisinin talep etmesi gereken belgeler ayrı gösterildi. Personel ve hukuk kararı yetkili ekibe bırakıldı.
Bağımsız incelemenin değeri, ilk senaryonun hangi bölümünün doğrulamaya dayanabildiğini göstermekti.
gerekli inceleme derinliğine ilişkin sonuç içeren bilgi notu
sonraki aşamanın kapsamı ve sınırlarına ilişkin karar
02Kurum içi soruşturma
Kurum içi inceleme
12 000-35 000 €
genellikle en az 10 iş günü; süre, materyallerin hacmine ve erişilebilirliğine, ayrıca yargı alanlarına bağlıdır
Olgu haritası, rapor ve çalışma toplantısıyla olayın kapsamlı olgusal incelemesi.
Kapsama dahil olanlar
birden fazla katılımcı, birim ve kaynak
olguların, değerlendirmelerin, hipotezlerin ve bilgi boşluklarının tam haritası
kronoloji ve bağlantı haritası
materyal ve kaynak kaydı
önemli farklılıklar listesi
yetkili ekiple rapor değerlendirme ve çalışma toplantısı
03Uluslararası olay
Sınır ötesi araştırma
Ön değerlendirmeden sonra özel fiyatlandırma
süre, ilk değerlendirme ve kapsamın kararlaştırılmasının ardından aşamalı olarak belirlenir
Yerel hukuki sınırlamalar ve aşamalı koordinasyonla birden fazla yargı alanında çalışma.
Kapsama dahil olanlar
birden fazla ülke, şirket ve dil
her yargı alanındaki yerel hukuki sınırlamalar
hukuk, uyum ve teknik ekiplerle aşamalı koordinasyon
her aşamada ilerleme kararları
düzenli durum raporu
farklı yetkili gruplar için ayrı materyaller
Kesin ücret ve süre ilk değerlendirme sonrasında belirlenir. Konu, kaynaklar, bütçe, erişim kapsamı ve tamamlanma ölçütleri her aşama öncesinde kararlaştırılır. Süre, form gönderiminden değil, görevin kararlaştırılması ve uygun materyallerin alınmasından itibaren başlar. Fiyatlara vergiler ve üçüncü taraf giderleri dahil değildir.
11 / SINIRLAMALAR
Şirketin yetkileri, çalışan haklarını ve veri gerekliliklerini ortadan kaldırmaz
BLACKFILE yalnızca hukuka uygun ve orantılı görevleri ele alır. Çalışma öncesinde müşterinin yetkileri, işleme amacı, veri kapsamı, yargı alanları, iş ilişkileri, gizlilik, etkilenen kişilerin hakları ve uzman hukukçu gereksinimi değerlendirilir.
BLACKFILE kişisel veya kurumsal cihazlara, hesaplara, yazışmalara, kamu, banka ve diğer erişimi kısıtlı sistemlere izinsiz erişim sağlamaz. Gizli izleme araçları kurmaz; baskı uygulamaz veya sorgulama yapmaz.
İş yazışmaları, günlük kayıtları, cihazlar, ses kayıtları, videolar veya kişisel verilerin kullanılabilirliği; ülkeye, iş ve usul hukukuna, iç politikalara, veri işlemenin şeffaflığına ve somut hukuki dayanağa bağlıdır. Bu tür materyallerin kapsamı hukuk ekibiyle ayrıca kararlaştırılmalıdır.
Başlamadan önce bilinmesi gerekenler
BLACKFILE suçluluk kararı vermez; bu yetki mahkemelere ve yetkili makamlara aittir
ayrıntılı ve ikna edici olsa bile şikayet tek başına delil değildir
çalışma hukukla, müşterinin yetkileriyle ve kararlaştırılan kapsamla sınırlıdır
silinmiş veya erişimi kısıtlı materyallere erişim vaat edilemez
sonuç kısmen doğrulanmış olarak kalabilir; bu, eksik çalışma değil, dürüst bir sonuçtur
rapor personel, yargı veya düzenleyici kurum sürecinde sonuç garantisi vermez
hukuki nitelendirmeyi analist değil, ilgili uzman yapar
Çalışma ilkeleri
01hukuki dayanak
02belirli amaç
03gereklilik ve orantılılık
04veri minimizasyonu
05sınırlı erişim
06kaynağın ve sürümün korunması
07olgu, değerlendirme ve hipotezin ayrılması
08sınır ötesi veri aktarımının ayrıca değerlendirilmesi
BLACKFILE bu belgeleri mesleki referans olarak kullanır. Şirketin ISO sertifikası yoktur ve böyle bir iddiada bulunmaz. Bu sayfa genel yaklaşımı açıklar, hukuki danışmanlık niteliğinde değildir. Belirli işlemlerin hukuka uygunluğu her yargı alanı için ayrı belirlenir.
Yetkili taraf: şirket sahibi, yönetim kurulu, denetim komitesi, hukuk, uyum veya hukuki yetkiye sahip başka bir birim. Somut statü ve yetki kapsamı, hassas materyaller alınmadan önce incelenir.
Bildirimin türü, yaklaşık dönem, etkilenen birimler, sürece katılmış birimler ve yanıtlanması gereken soru. İlk aşamada adlar, belgeler ve yazışmalar gerekmez.
Evet. Hukuka uygunluk ve inceleme derinliğine ilişkin ilk değerlendirme, durumun açıklamasına dayanır. Kişisel veriler daha sonra güvenli kanaldan ve yalnızca kararlaştırılan kapsamda aktarılır.
BLACKFILE çatışmanın taraflarından hiçbirine bağlı değildir, belirli bir sonuca ulaşmak için ücret almaz ve alternatif açıklamaları ana senaryoyla aynı düzeyde kaydeder. Çıkar çatışması çalışma öncesinde incelenir; çatışma belirlenirse görev kabul edilmez.
Şirketin yerine yapmaz. Görüşmeleri ve resmî açıklamaları şirket ile hukuk ekibi uygun yöntemle düzenler. BLACKFILE, soru listesinin hazırlanmasına yardımcı olabilir ve hukuka uygun biçimde düzenlenen sürece katılabilir.
Yalnızca şirketin bunları sunma hakkı varsa ve işleme ilgili yargı alanında gerekli, orantılı ve hukuka uygunsa. Bir kişinin şirkette çalışması, kişisel hesap ve cihazlarını kendiliğinden incelemeye açık hale getirmez.
Raporda, eksik veriler belirtilerek hipotez veya çözümlenmemiş soru statüsünde kalır. Doğrulanmamış senaryo sonuca dönüştürülmez ve rapordan çıkarılmaz.
Kurum içi soruşturma bir olaydan başlar: şikayet, çıkar çatışması, sızıntı, prosedür ihlali veya tartışmalı karar. Kurumsal dolandırıcılık incelemesi ise konu olası dolandırıcılık düzeninin göstergelerine odaklandığında uygulanır. İkinci hizmet çoğu zaman ilkinin devamı olur.
14 / ÖN DEĞERLENDİRME
Kurum içi bildirimi açıklayın. Hukuka uygun ilk adımı belirlemenize yardımcı olalım.
Belge, yazışma, kayıt, kişisel veri veya olası katılımcıların adlarını eklemeyin. İlk değerlendirme için genel bağlam yeterlidir.
