Risk sıklıkla güvenilen kişiler çevresinde ortaya çıkar
BLACKFILE; kişiye, aileye, eve, bilgilere, varlıklara veya kurumsal süreçlere düzenli erişim sağlayan kişileri inceler.
Kimliği, biyografik ve mesleki bilgileri, çıkar çatışmalarını, kurumsal bağlantıları, yargısal ve itibara ilişkin koşulları, kişinin güvenilirliğini etkileyebilecek finansal göstergeleri ve bağımlılıkları araştırırız.
İlk aşamada kişinin rolü ve verilecek erişim düzeyinin belirtilmesi yeterlidir. Belgeler ve kişisel veriler daha sonra, kararlaştırılan kanaldan iletilir.
KİMLİK
ERİŞİM DÜZEYİ
MESLEKİ GEÇMİŞ
ÇIKAR ÇATIŞMASI
HUKUKİ KAYIT
DİJİTAL ORTAMDAKİ RİSKLER
Yüksek erişim ile doğrulanmış riskin önemli birleşimi kırmızıyla gösterilir. Değerlendirme personel kararının yerine geçmez
02 / BAŞLANGIÇ DURUMU
Güven gereklidir; yüksek erişim düzeyi bağımsız inceleme gerektirir
Kişisel ve kurumsal personel; programı, güzergâhları, iletişim çevresini, alışkanlıkları, aile koşullarını ve iç süreçleri bilir. Bazı çalışanlar belgelere, finansmana, iletişimlere ve kararlara erişim kazanır.
Risk kişinin mesleği veya kökeniyle belirlenmez. Erişim düzeyinin, tespit edilen koşulların, çıkar çatışmalarının ve incelenmemiş bağımlılıkların birleşiminden doğar.
İnceleme gerçek erişim düzeyiyle orantılı olmalı ve hukuka uygun yürütülmelidir.
03 / KİMLER İNCELENİR?
Erişimi olağan iş temasının ötesine geçen kişiler
01
Kişisel personel
Asistanlar, sürücüler, koruma personeli, sekreterler ve yardımcılar: programa, güzergâhlara ve kişilere sürekli erişim.
02
Ev personeli
Ev yöneticileri, çocuk bakıcıları, eğitmenler, hizmet personeli ve sürekli yükleniciler.
03
Mesleki çevre
Danışmanlar, varlık yöneticileri, muhasebeciler, avukatlar, aracılar ve müşavirler.
04
Kurumsal erişim
Kilit çalışanlar, BT personeli, bölüm yöneticileri, satın alma çalışanları ve mali yetkili personel.
05
Dış yükleniciler
Tesise veya iç süreçlere dönemsel erişim sağlayan şirket ve uzmanlar.
06
Yetkiler genişletilmeden önce
Kişi hâlihazırda çalışırken finansmana, belgelere veya daha üst düzey kararlara erişim kazandığında.
04 / NELER İNCELENİR?
Kimliğin doğrulanmasından dijital görünürlüğe kadar
İnceleme kapsamı role ve erişim düzeyine göre belirlenir. Mali güçlük veya borç, tek başına kişinin güvenilmez olduğu sonucuna dayanak sayılmaz.
01
Kimlik tespiti
kimlik
adın farklı biçimleri
hukuken erişilebilir kapsamda belgeler
adres ve mesleki bilgilerin tutarlılığı
aynı soyadı taşıyanlardan ayrıştırma
02
Biyografi ve deneyim
eğitim
çalışma geçmişi
beyan edilen roller
boşluklar
öneriler
bilgiler hukuken erişilebilirse önceki ilişkilerin sona erme nedenleri
03
Kurumsal bağlantılar
mevcut ve geçmiş şirketler
girişimcilik faaliyeti
ortak projeler
çıkar çatışmaları
ticari muhataplarla bağlantılar
04
Yargısal ve düzenleyici koşullar
erişilebilir yargı materyalleri
iflaslar
icra takipleri
mesleki sınırlamalar
yaptırım göstergeleri
05
İtibar bağlamı ve finansal göstergeler
önemli yayınlar ve tekrarlanan iddialar
mesleki uyuşmazlıklar
iflas ve icra takiplerine ilişkin açık bilgiler
çözümlenmemiş yükümlülükler
çıkar çatışması yaratabilecek bağımlılık belirtileri
06
Dijital görünürlük
işverenin kamuya açıklanması
mekân fotoğrafları
güzergâhlar ve program
iş bilgileri
şüpheli profillerle etkileşim
ERİŞİM MATRİSİ
Aynı koşul, farklı erişim düzeylerinde farklı anlam taşır
05 / ERİŞİM MATRİSİ
Aynı koşul, farklı erişim düzeylerinde farklı anlam taşır
Erişim düzeyini ve gerekli incelemeleri görmek için konu ve rol seçin
01Kişisel erişim✓
02Eve veya tesise erişim-
03Program ve güzergâhlar✓
04Belgeler ve iletişimler✓
05Finans ve varlıklar-
06Kararlar ve ticari muhataplar-
Olası riskler
tüm programı ve kişileri bilme
yazışmalara ve iş bilgilerine erişim
bilgilerin üçüncü kişilere aktarılması imkânı
Gerekli incelemeler
kimlik tespiti ve biyografinin doğrulanması
önceki işverenlerin incelenmesi
çıkar çatışması ve ticari muhataplarla bağlantılar
dijital görünürlük ve işveren bilgilerinin açıklanması
YENİDEN DEĞERLENDİRME Her 12 ayda bir yeniden değerlendirme
Yüksek erişim ile doğrulanmış riskin önemli birleşimi kırmızıyla gösterilir. Değerlendirme personel kararının yerine geçmez
01Rol: kişinin ne yaptığı ve korunacak kişi veya yerle ne sıklıkta temas ettiği.
02Erişim: düzenli veya tek seferlik hangi alanlara erişim sağladığı.
04Olasılık: rol dikkate alındığında senaryonun ne kadar gerçekçi olduğu.
05Olası etki: senaryo gerçekleşirse ne olacağı.
06Gerekli tedbir: erişim sınırlaması, ek kontrol veya ayrı görüşme.
Günlük güzergâhları bilen sürücü, tesise bir kez gelen yükleniciden farklı değerlendirilir. Kişiye otomatik puan verilmez; sonuç her zaman olgularla açıklanır.
06 / SONUÇ
Gerçek erişim düzeyiyle karşılaştırılmış doğrulanmış bilgiler
Rapor; doğrulanmış koşulları, tutarsızlıkları ve görüşülmesi gereken soruları ayırır, incelemenin sınırlarını her zaman belirtir.
R-01 / SONUÇ
Doğrulanmış profil
Doğrulama kaynaklarıyla birlikte kimlik, çalışma kronolojisi ve beyan edilen roller.
R-02 / SONUÇ
Bağlantılar ve çıkar çatışmaları
Kurumsal bağlantılar, paralel faaliyet ve müşterinin ticari muhataplarıyla kesişimler.
R-03 / SONUÇ
Yargısal ve itibara ilişkin bağlam
Erişilebilir yargısal koşullar, mesleki sınırlamalar ve önemli yayınlar.
R-04 / SONUÇ
Dijital görünürlük
Kişinin işveren, mekânlar, güzergâhlar ve program hakkında kamuya açıkladığı bilgiler.
R-05 / SONUÇ
Erişimle karşılaştırma
Tespit edilen koşulların verilmesi planlanan erişim düzeyiyle ilişkisi.
R-06 / SONUÇ
Tedbirler ve sınırlar
Erişimin sınırlandırılması ve kontrolüne ilişkin öneriler, tutarsızlık listesi ve doğrulanamayanlar.
BLACKFILE müşteri adına personel kararı vermez. Rapor doğrulanmış bilgi ve bağlam sağlar; karar müşteriye ve hukuk veya insan kaynakları danışmanlarına aittir.
07 / MÜŞTERİLER
Erişim veren ve sonuçlarından sorumlu olanlar için
CL-01 / MÜŞTERİ
Aileler ve aile ofisleri
Personel ve yükleniciler eve, çocuklara, programa ve özel hayata erişim kazandığında.
CL-02 / MÜŞTERİ
Yöneticiler ve işletme sahipleri
Kişisel asistan, sürücü veya danışman şirketin herhangi bir çalışanından daha fazla bilgi sahibi olduğunda.
CL-03 / MÜŞTERİ
Şirketler
Kilit çalışan mali yetki veya ticari muhataplara erişim kazandığında.
CL-04 / MÜŞTERİ
Güvenlik birimleri
Erişim izni ve kontrol kararları için bağımsız olgu kaynağı gerektiğinde.
CL-05 / MÜŞTERİ
Hukuk ve insan kaynakları ekipleri
Kişi hakkındaki karar doğrulanabilir bilgilere dayanmalı ve mevzuata uygun olmalıysa.
CL-06 / MÜŞTERİ
Yatırımcılar ve yönetim kurulları
Varlığın değerini ve dayanıklılığını etkileyen kişi süreçlere erişim kazandığında.
08 / SENARYOLAR
İnceleme erişim kararını nasıl değiştirir?
EC-01Özel personelTipik taleplere dayanan birleşik örnek
Belgelere erişim öncesinde kişisel asistanın incelenmesi
Görev. Rol: yöneticinin kişisel asistanı. Planlanan erişim: program, yazışmalar ve iş belgeleri. Amaç: yetkiler genişletilmeden önce biyografiyi doğrulamak.
Sonuç. Eğitim ve son iki pozisyon doğrulandı. Bir şirkette beyan edilen yöneticilik rolünün danışmanlık olduğu görüldü. Erişimin aşamalı genişletilmesi ve yetkilerin ikinci kanaldan doğrulanması önerildi. Sınırlama: bir işyerinden ayrılma nedenleri hukuka uygun yollardan belirlenemedi.
EC-02Varlık yönetimiTipik taleplere dayanan birleşik örnek
Aile varlıkları yöneticisinin incelenmesi
Görev. Rol: aile ofisinin varlık yöneticisi. Planlanan erişim: finans, belgeler ve işlem kararları. Amaç: yetki verilmeden önce bağlantıları ve yükümlülükleri incelemek.
Sonuç. İki şirkette devam eden kurumsal roller belirlendi. Bunlardan biri ailenin ticari muhatabıyla kesişiyordu; çıkar çatışması kaydedildi. Yargısal olumsuzluk tespit edilmedi. Bağlantıların açıklanması ve işlemlerde çift kontrol önerildi. Sınırlama: bir yargı alanında bilgi açıklaması sınırlıydı.
EC-03Haneye erişimTipik taleplere dayanan birleşik örnek
Aile ofisinin sürücüsü ve yüklenicilerinin incelenmesi
Görev. Rol: sürücü ve dış yükleniciler. Planlanan erişim: güzergâhlar, tesis ve dönemsel bulunma. Amaç: toplam erişimi ve dijital görünürlüğü değerlendirmek.
Sonuç. Sürücünün mesleki geçmişi doğrulandı; ancak işyerini ve mekânları açığa çıkaran paylaşımlar bulundu. Yüklenicinin alt yüklenici kadrosunu bildirim yapmadan değiştirdiği belirlendi. Paylaşım kuralları ve giriş düzeni uygulandı. Sınırlama: alt yükleniciler yalnızca açık kaynaklardan incelenebildi.
EC-04Kurumsal erişimTipik taleplere dayanan birleşik örnek
Çıkar çatışması tespitinden sonra kilit çalışanın incelenmesi
Görev. Rol: satın alma yetkili çalışan. Planlanan erişim: ticari muhataplar, koşullar ve ödemeler. Amaç: paralel faaliyet belirtilerini incelemek.
Sonuç. Tedarikçiyle ilişkili ve daha önce açıklanmamış şirkete katılım doğrulandı. Bilgiler müşterinin hukuk ve insan kaynakları ekiplerine iletildi. BLACKFILE personel kararı vermedi. Sınırlama: değerlendirme açık şirket kaynaklarına dayanıyordu.
Bu senaryolar tipik taleplere dayanan birleşik örneklerdir; tamamlanmış belirli projeleri anlatmaz. BLACKFILE ayrımcı değerlendirme yapmaz ve personel kararı vermez.
09 / SÜREÇ
İnceleme kapsamını rol, erişim ve hukuki gereklilikler belirler
01
İlk temas
Müşteri, kişinin rolünü ve verilmesi planlanan erişim düzeyini belirtir.
02
Hukuka uygunluk incelemesi
İncelemenin dayanağını ve uygulanabilir iş hukuku gerekliliklerini değerlendiririz.
03
Rol ve erişim
Kişilere, mekânlara, belgelere, finansmana ve kararlara fiilî erişim düzeyini belirleriz.
04
Kapsam ve rızalar
İnceleme kapsamını ve gerekiyorsa alınacak rızaları kararlaştırırız.
05
Kimlik tespiti
Kimliği doğrular ve aynı soyadı taşıyan kişileri ayrıştırırız.
06
Koşulların incelenmesi
Biyografiyi, bağlantıları, yargısal ve itibara ilişkin bağlamı inceleriz.
07
Erişimle karşılaştırma
Bulguların özellikle bu rol açısından önemini değerlendiririz.
08
Rapor
Kaynaklar, tutarsızlıklar ve erişim kontrolü önerileri içeren materyaller hazırlarız.
09
Gizli görüşme
Sonucu müşteri ve danışmanlarıyla değerlendiririz.
TEMEL→GENİŞLETİLMİŞ→PROGRAMNihai ücret; kişi ve ülke sayısına, inceleme derinliğine ve uygulanabilir mevzuat gerekliliklerine bağlıdır.
10 / PROJE FORMATI
Çalışma formatları ve ücretler
Formatı kişinin erişim düzeyine ve incelenecek kişi sayısına göre seçin.
01
Temel çevre incelemesi
2 000 €'dan başlayan fiyatlarla
Genellikle 4-7 iş günü
Nihai ücret; kişi ve ülke sayısına, inceleme derinliğine ve uygulanabilir mevzuat gerekliliklerine bağlıdır.
Kimliğin, mesleki geçmişin ve temel koşulların incelenmesi.
Dahil olanlar
tek kişi
kimlik tespiti
mesleki geçmiş
temel kurumsal bağlantılar
yargısal ve yaptırım göstergeleri
temel itibar bağlamı
kısa rapor
02Önerilen çalışma kapsamı
Genişletilmiş çevre incelemesi
4 000-9 000 €
Genellikle 7-15 iş günü
Nihai ücret; kişi ve ülke sayısına, inceleme derinliğine ve uygulanabilir mevzuat gerekliliklerine bağlıdır.
Birden fazla ülkeyi, finansal göstergeleri, dijital görünürlüğü ve erişim matrisini kapsayan derinlemesine inceleme.
Dahil olanlar
derinlemesine biyografi
birden fazla ülke
kurumsal ve finansal göstergeler
genişletilmiş yargı ve itibar incelemesi
dijital görünürlük
çıkar çatışması
erişim ve risk matrisi
ayrıntılı rapor
03Program
Çevre risklerini değerlendirme programı
Talep üzerine
Süre görüşmeden sonra belirlenir
Ücret görüşmeden sonra belirlenir; kişi ve ülke sayısına, tekrar inceleme sıklığına bağlıdır.
Rollerin sınıflandırılması ve düzenli yeniden değerlendirmeyle tüm yakın çevre için ortak inceleme standardı.
Dahil olanlar
birden fazla çalışan
rollerin sınıflandırılması
ortak inceleme standardı
düzenli yeniden değerlendirme
kişiye özel erişim düzeyleri
iç ekip için öneriler
11 / HUKUKA UYGUNLUK
İnceleme yalnızca hukuki dayanak bulunduğunda yürütülür
Çalışma; kişisel veriler, iş ilişkileri ve gerekli rızalara ilişkin kurallar dikkate alınarak yürütülür. İnceleme kapsamı erişim düzeyiyle orantılı olmalı; ileride gerekebilir düşüncesiyle gereksiz bilgi toplanmamalıdır.
BLACKFILE; köken, milliyet, din, sağlık, medeni durum veya diğer korunan özelliklere göre ayrımcı değerlendirme yapmaz. Hukuka aykırı edinilmiş kişisel, banka veya sağlık bilgilerini kullanmaz.
Size, ailenize, eve, bilgilere, varlıklara veya şirket süreçlerine düzenli ya da önemli erişim sağlayan kişiler: asistanlar, sürücüler, koruma personeli, ev personeli, danışmanlar, varlık yöneticileri, kilit çalışanlar ve yükleniciler. İncelemenin dayanağı hukuka uygun, kapsamı erişim düzeyiyle orantılı olmalıdır.
Yargı alanına, ilişkinin niteliğine ve inceleme kapsamına bağlıdır. İş ilişkilerinde rıza sıklıkla gerekir; bunu çalışma öncesinde görüşürüz. Açık kaynaklar ve şirket sicillerine dayalı inceleme daha geniş kapsamda mümkün olabilir; ancak kişisel veri gerekliliklerine her zaman uyulur.
Geçmiş incelemesi kişinin kim olduğunu ortaya koyar. Yakın çevre incelemesi buna erişim düzeyini ekler: aynı koşul, yılda bir gelen yükleniciyle varlık yöneticisi için farklı önem taşır. Sonuç, kişinin sizin yanınızdaki somut rolüyle karşılaştırılır.
Evet, ev personeli günlük düzene, mekânlara ve aileye erişim sağladığından bu sık karşılaşılan bir taleptir. İnceleme özel hayata müdahale etmeden yürütülür: kimlik, mesleki geçmiş ve erişilebilir yargısal koşullar belirlenir; kişinin özel yaşam ayrıntıları araştırılmaz.
Evet, hukuken uygunsa ve kararlaştırılmışsa. Çalışma geçmişini ve beyan edilen rolü erişilebilir kaynaklarla doğrularız. Önceki ilişkilerin sona erme nedenleri yalnızca bilgiler hukuken erişilebilir olduğunda araştırılır; varsayım üretilmez.
Açık bilgiler incelenir: iflaslar, icra takipleri, çözümlenmemiş yükümlülükler ve çıkar çatışması yaratabilecek belirtiler. Borç veya mali güçlük tek başına kişinin güvenilmez olduğu sonucuna dayanak sayılmaz; bunu raporda açıkça belirtiriz.
Evet. Program formatında roller erişim düzeylerine göre sınıflandırılır, her düzey için inceleme standardı belirlenir ve sonuçlar ortak formatta sunulur. Bu, kişileri ortak yöntem olmadan tek tek incelemekten daha kullanışlı ve daha düşük maliyetlidir.
Yüksek erişimli roller için yaklaşık yılda bir, yükleniciler için her büyük sözleşme öncesinde, ev personeli için yaklaşık bir buçuk yılda bir. Yetkilerin genişletilmesi, uyuşmazlık veya sızıntı belirtileri halinde plansız inceleme uygun olabilir.
Kişinin rolü, ülke ve verilmesi planlanan erişim düzeyi yeterlidir. Kişisel veriler ve belgeler daha sonra; kapsam, dayanaklar ve güvenli aktarım kanalı kararlaştırıldıktan sonra istenir.
Yalnızca müşteri ve belirttiği kişiler: hukuk danışmanı, insan kaynakları veya güvenlik yöneticisi. Materyalleri üçüncü kişilere aktarmayız; kararlaştırılan düzen gerektirmedikçe incelenen kişiye inceleme bildirimi yapmayız.
Veriler somut talep için gerekenlerle sınırlanır, hassas bilgiler dayanak olmadan toplanmaz; saklama ve aktarım kararlaştırılan düzende yürütülür. Talep kişinin rızasını veya bildirim yapılmasını gerektiriyorsa bunu çalışma öncesinde belirtiriz.
Kişinin rolünü ve verilmesi planlanan erişim düzeyini belirtin
İlk aşamada genel bilgi yeterlidir. Belge kopyaları veya kişisel veriler eklemeyin; bunlar dayanaklar ve güvenli kanal kararlaştırıldıktan sonra istenir.
