Una corrispondenza in un elenco non è ancora un rischio accertato
Blackfile verifica persone e aziende attraverso le fonti sanzionatorie pertinenti e le categorie PEP, poi chiarisce ogni corrispondenza rilevante tramite identificativi, periodo, legami e contesto dell’operazione.
Il risultato indica ciò che è confermato, ciò che è escluso e le questioni da sottoporre a un legale specializzato. Non sostituisce le decisioni della banca, dell’autorità di vigilanza o dell’ente competente.
Nella prima fase non invii dati del passaporto o scansioni di documenti. Bastano il tipo di soggetto, le giurisdizioni dell’operazione e la finalità della verifica.
CORRISPONDENZE
IDENTIFICATIVI
REGIMI
PEP
REGISTRO DELLE FONTI
M-01Omonimo di un’altra giurisdizione× Falso positivo
M-02Registrazione con dati parzialmente coincidenti? Possibile corrispondenza
M-03Registrazione PEP confermata relativa alla persona esaminata= Identità confermata
M-04Società collegata con dati incompleti sul controllo! Necessaria valutazione dell'applicabilità giuridica
Ogni corrispondenza rilevante viene esaminata separatamente: alcune vengono escluse, altre restano questioni da sottoporre al legale.
02 / PERCHÉ LA RICERCA DEL NOME NON BASTA
Lo stesso nome può indicare persone diverse e lo stesso soggetto può essere registrato in modi differenti
Le fonti sanzionatorie utilizzano alfabeti, traslitterazioni, alias e identificativi diversi. Una ricerca può restituire un omonimo o non trovare il soggetto a causa di una grafia diversa. L’elenco delle corrispondenze è quindi l’inizio della verifica, non il risultato.
Ricerca automatica negli elenchi, identificazione del soggetto, verifica della corrispondenza, determinazione della categoria PEP, esame di proprietari e strutture collegate e valutazione giuridica dell’applicabilità del regime sono attività distinte. Blackfile svolge le prime cinque e indica esplicitamente dove inizia il lavoro del legale specializzato.
L’assenza di corrispondenze non certifica la sicurezza e la coincidenza del nome non costituisce un rischio confermato.
03 / QUANDO SERVE LA VERIFICA
Quando il costo di una corrispondenza non verificata supera quello della verifica
01
Prima di un’operazione internazionale
Parti, giurisdizioni e oggetto dell’operazione determinano i regimi pertinenti.
02
Prima del pagamento
Il sistema ha segnalato una corrispondenza e occorre capire se riguardi il beneficiario.
03
All’avvio del rapporto con un nuovo cliente
Verifica iniziale con chiarimento delle corrispondenze, oltre al semplice elenco di quelle possibili.
04
Nella verifica di una controparte
Il soggetto, i suoi proprietari e le strutture collegate vengono esaminati insieme.
05
In caso di cambio di proprietà
La variazione del controllo modifica il quadro dei regimi pertinenti.
06
Quando emerge un’esposizione a PEP
Categoria e periodo determinano la portata delle misure aggiuntive.
07
Quando si opera tramite un intermediario
Si verifica l’intera catena dei partecipanti all’operazione, oltre alla controparte diretta.
08
Prima di un investimento
L’esposizione del soggetto incide sulle condizioni e sulla struttura dell’operazione.
09
In una nuova verifica di rapporti esistenti
Registrazioni e strutture cambiano: il risultato precedente è riferito a una data.
10
Dopo l’aggiornamento di una lista sanzionatoria
La modifica di una registrazione richiede il riesame delle conclusioni precedenti.
04 / VERIFICA DELLE CORRISPONDENZE
Come una corrispondenza diventa una conclusione verificabile
Esempio anonimizzato di verifica di una corrispondenza. È una visualizzazione editoriale del metodo Blackfile, non una banca dati statale, bancaria o riservata: non mostra registrazioni reali o dati di clienti.
Ricerca inserita
Oggetto dell'analisi
Persona fisica
Nome
Nome fittizio dell’esempio
Anno di nascita
1971
Paese
Giurisdizione A
Ruolo
Amministratore della società controparte
Nome e varianti ortograficheCoincide in una delle traslitterazioni=corrisponde
Anno di nascita1958 rispetto a 1971≠non corrisponde
PaeseGiurisdizione D rispetto alla giurisdizione A≠non corrisponde
Numero identificativoNon riportato nella registrazione-dati non disponibili
Esito della verifica
Corrispondenza esclusa: anno di nascita e Paese non coincidono.
Regime e fonte
Lista sanzionatoria ufficiale pertinente all’operazione
Data di inserimento e modifiche
data della registrazione / data dell’ultima modifica
Che cosa significa per il cliente
La registrazione non riguarda la persona esaminata e non viene inclusa nella conclusione finale.
Procedura di verifica della corrispondenza
01Inserimento del nome e degli identificativi disponibili del soggetto.
02Individuazione delle possibili corrispondenze nelle fonti pertinenti.
03Confronto di data di nascita, Paese, indirizzo, numero di registrazione, ruolo e persone collegate.
04Esclusione delle corrispondenze che non riguardano il soggetto.
05Registrazione di fonte, regime, data e livello di riscontro per la corrispondenza rimanente.
06Applicabilità del regime all’operazione indicata come questione per un legale specializzato.
La coincidenza del nome non significa che si tratti della stessa persona e l’assenza di corrispondenze non certifica la sicurezza. Il rosso indica l’unica corrispondenza per cui la questione resta aperta e richiede una valutazione giuridica. L’applicabilità del regime alla specifica operazione è valutata da un legale specializzato.
05 / COSA VIENE VERIFICATO
Fonti, identificativi e contesto dell’operazione
Non esiste un unico elenco mondiale universale: le fonti vengono scelte in base alle parti, all’operazione e alle giurisdizioni. Il perimetro viene concordato prima dell’inizio.
01
Fonti e nomi
liste sanzionatorie ufficiali pertinenti all’incarico
varianti del nome e traslitterazioni
identificativi nei limiti legalmente accessibili
data di inserimento nell’elenco e successive modifiche
02
Status e struttura
categoria PEP
periodo della funzione pubblica
proprietari e soggetti controllanti
strutture collegate
03
Contesto
notizie negative rilevanti con verifica della fonte originaria
contesto dell’operazione
giurisdizioni coinvolte
06 / AMBITO PEP
Lo status di PEP richiede misure aggiuntive, senza costituire una conclusione accusatoria
La categoria determina la portata delle misure aggiuntive e la profondità della verifica dell’origine dei fondi e dei legami. Non viene fissata una durata universale dello status: l’approccio dipende dal regime applicabile e dalla valutazione del rischio.
01
PEP estera
Persona a cui sono affidate importanti funzioni pubbliche in un altro Stato.
Che cosa cambia: di norma, il livello più elevato di misure aggiuntive e di attenzione all’origine dei fondi.
02
PEP nazionale
Importanti funzioni pubbliche nel Paese in cui si svolge l’operazione.
Che cosa cambia: la portata delle misure dipende dalla valutazione del rischio e dai requisiti del regime applicabile.
03
PEP di un’organizzazione internazionale
Funzioni dirigenziali in un’organizzazione internazionale.
Che cosa cambia: si verificano il periodo della funzione e il legame tra il ruolo e l’oggetto dell’operazione.
04
Familiare o persona con stretti legami
Familiari e persone legate alla PEP da rapporti professionali o altre relazioni strette.
Che cosa cambia: lo status riguarda il legame, non la condotta: vengono esaminati strutture e interessi comuni.
05
Ex PEP
Persona che ha cessato di esercitare funzioni pubbliche.
Che cosa cambia: non si applica una durata universale dello status: si valutano l’influenza residua e il rischio.
Lo status di PEP non è una sanzione e, da solo, non dimostra una condotta illecita. Categoria e misure vengono definite secondo i requisiti del regime applicabile, senza una regola generale universale.
DOSSIER DI SCREENING
Il valore del rapporto risiede nella presenza di una fonte, di una data e di uno stato chiaro per ogni corrispondenza rilevante, oltre alla lunghezza dell’elenco
07 / PROCESSO DI VERIFICA
Un percorso integrato dal soggetto alla consegna al team legale
01Definizione del soggetto e dell’operazione.
02Individuazione dei regimi pertinenti.
03Verifica della sufficienza degli identificativi.
04Ricerca nelle fonti ufficiali.
05Normalizzazione dei nomi e delle varianti ortografiche.
06Verifica delle corrispondenze.
07Verifica della categoria PEP.
08Verifica dei proprietari e delle strutture collegate.
09Seconda verifica della corrispondenza rilevante.
10Matrice dei risultati e dei limiti.
11Trasmissione al team legale, se necessaria.
Blackfile non rimuove voci da elenchi indipendenti e non rilascia certificati di assenza di sanzioni. L’applicabilità giuridica del regime è valutata da un legale specializzato e la decisione resta alla banca, all’autorità di vigilanza o all’ente competente.
08 / COSA RICEVE IL CLIENTE
Materiali che mostrano quali questioni sono risolte e quali restano aperte
Ogni corrispondenza rilevante riceve stato, fonte e data; quelle escluse sono distinte da quelle irrisolte e le questioni giuridiche sono indicate separatamente.
R-01 / RISULTATO
Nota sullo screening delle sanzioni e delle PEP
Sintesi breve: che cosa è stato verificato, che cosa è stato escluso, che cosa resta da chiarire e a chi spetta farlo.
R-02 / RISULTATO
Tabella delle fonti e delle date
Quali fonti ufficiali sono state consultate e a quale data per ciascuna.
R-03 / RISULTATO
Registro delle varianti di ricerca
Traslitterazioni, alias e grafie utilizzati nella ricerca.
R-04 / RISULTATO
Registro della verifica delle corrispondenze
Come è stata verificata ogni corrispondenza rilevante e attraverso quali identificativi.
R-05 / RISULTATO
Corrispondenze confermate ed escluse
Due elenchi separati: ciò che riguarda il soggetto e ciò che è stato escluso, con motivazione.
R-06 / RISULTATO
Categoria PEP e periodo
Categoria, periodo della funzione pubblica e portata delle misure aggiuntive secondo il regime applicabile.
R-07 / RISULTATO
Mappa delle strutture collegate
Proprietari, soggetti controllanti e società collegate nei limiti accessibili.
R-08 / RISULTATO
Questioni aperte, registro delle fonti e limiti
Elenco dei dati mancanti, registro delle fonti e data di riferimento dei materiali.
Blackfile non rilascia certificati di assenza di sanzioni e non decide per conto della banca, dell’autorità di vigilanza o del team legale.
09 / A CHI SI RIVOLGE
Per chi risponde dell’operazione e del rapporto
CL-01 / CLIENTE
Team di compliance
Come chiarire una corrispondenza in modo documentato. Il risultato è una registrazione dell’esito della verifica, con fonti e date.
CL-02 / CLIENTE
Team legali
Dove inizia la questione dell’applicabilità del regime. Il risultato comprende gli elementi fattuali e l’elenco dei dati mancanti.
CL-03 / CLIENTE
Direttori finanziari e tesoreria
Se sia possibile eseguire il pagamento e quali ostacoli esistano. Il risultato indica lo stato di ogni corrispondenza rilevante.
CL-04 / CLIENTE
Investitori e fondi
Quale esposizione derivi dal soggetto e dalla sua struttura. Il risultato è una mappa delle strutture collegate.
CL-05 / CLIENTE
Aziende che avviano rapporti con nuovi clienti
Come distinguere un omonimo dal soggetto esaminato. Il risultato chiarisce le corrispondenze, oltre a fornirne un lungo elenco.
CL-06 / CLIENTE
Family office
Come valutare l’esposizione a PEP senza conclusioni accusatorie. Il risultato indica categoria, periodo e misure richieste.
10 / ESEMPIO COMPOSITO
La corrispondenza del nome era falsa, ma la struttura richiedeva una verifica distinta
SP-01Sanzioni e PEPEsempio composito
La corrispondenza esclusa è distinta dalla questione aperta sulla struttura
Incarico. Prima di un pagamento, il sistema del cliente aveva segnalato una corrispondenza sanzionatoria. Data di nascita e geografia hanno consentito di escluderla per la persona fisica. Nella struttura societaria è però emersa un’altra persona giuridica con un nome simile e dati incompleti sul controllo.
Risultato. Blackfile ha distinto la corrispondenza esclusa dalla questione aperta sulla struttura. Il cliente ha ricevuto fonte, data ed elenco dei dati necessari alla successiva valutazione giuridica, senza affermazioni sull’applicabilità delle sanzioni.
L’esempio è composito e non descrive un cliente specifico. Immagine illustrativa: le persone raffigurate non sono parti di un’operazione reale.
11 / MODELLO DI LAVORO
Dalla richiesta alla consegna dei materiali
01
Soggetto e operazione
Parti, tipo di operazione e giurisdizioni coinvolte.
02
Regimi e fonti
Quali fonti ufficiali siano pertinenti all’incarico.
03
Identificativi
Se i dati siano sufficienti a distinguere il soggetto da un omonimo.
04
Ricerca e normalizzazione
Varianti ortografiche, traslitterazioni e alias.
05
Distinzione tra omonimi e corrispondenze
Ogni corrispondenza rilevante riceve uno stato e una motivazione.
06
Trasferimento
Matrice dei risultati, limiti e questioni per il team legale.
SINGOLO→ESAME→CICLOPerimetro preciso e costo vengono definiti dopo aver valutato il numero di soggetti e regimi. I tempi decorrono dall’accordo sul perimetro e dalla ricezione dei dati iniziali; il costo esclude imposte e spese di terzi.
12 / MODALITÀ
Tre formati di screening
Il formato dipende dal numero di soggetti e regimi pertinenti, dalla profondità della struttura e dalla necessità di verifiche periodiche.
01
Screening di un singolo soggetto
Preventivo personalizzato dopo la valutazione del numero di soggetti e regimi
I tempi decorrono dall'accordo sul perimetro e dalla ricezione dei dati iniziali
Verifica nelle principali fonti pertinenti, con chiarimento delle corrispondenze.
Incluso
una persona o una società
principali fonti pertinenti
verifica delle corrispondenze
nota sintetica di screening
02Formato principale
Verifica delle sanzioni e delle PEP
Preventivo personalizzato dopo la valutazione del numero di soggetti e regimi
I tempi decorrono dall'accordo sul perimetro e dalla ricezione dei dati iniziali
Verifica estesa su più regimi, con analisi PEP dedicata.
Incluso
soggetto, proprietari e persone collegate
più regimi
analisi PEP dedicata
fascicolo completo di screening
03
Ciclo di verifica del portafoglio o della controparte
Preventivo personalizzato dopo la valutazione del numero di soggetti e regimi
I tempi decorrono dall'accordo sul perimetro e dalla ricezione dei dati iniziali
Screening periodico con classificazione del rischio concordata e regole di escalation.
Incluso
più terzi
classificazione del rischio concordata
nuova verifica
regole di escalation
13 / LIMITI
Che cosa accerta la verifica e che cosa non fa
I regimi pertinenti dipendono dalle parti, dall’operazione e dalle giurisdizioni. Lo status di PEP non implica una condotta illecita, un nome simile non costituisce una corrispondenza confermata e l’assenza di una registrazione non garantisce l’assenza di rischio.
Blackfile non rimuove voci da elenchi indipendenti e non rilascia certificati di assenza di sanzioni.
l’applicabilità giuridica del regime è valutata da un legale specializzato
la decisione della banca o dell’autorità di vigilanza resta di competenza dell’organizzazione interessata
ogni corrispondenza rilevante riporta fonte, data e stato
il risultato riflette lo stato delle fonti alla data concordata
No. La coincidenza del nome non significa che si tratti della stessa persona o società. Ogni corrispondenza rilevante viene verificata tramite identificativi: data di nascita, Paese, numero di registrazione, ruolo e legami. Alcune vengono escluse; per quelle rimanenti si registrano fonte, regime e data.
No. Lo status di PEP non è una sanzione e, da solo, non dimostra una condotta illecita. Indica che al rapporto si applicano misure aggiuntive, la cui portata dipende dalla categoria, dal periodo della funzione pubblica e dai requisiti del regime applicabile.
No. Non rilasciamo certificati di assenza di sanzioni: l’assenza di una registrazione non garantisce l’assenza di rischio e le fonti cambiano. Il rapporto indica le fonti consultate e la data della verifica.
No. Blackfile non rimuove voci da elenchi indipendenti e non influisce sulle decisioni degli enti che li gestiscono. Il lavoro si limita ad accertare se la voce riguardi il soggetto e a preparare la parte fattuale per il team legale.
Un legale specializzato. Blackfile accerta gli elementi fattuali: identità del soggetto, regime e fonte della registrazione, periodo e contesto. La questione dell’applicabilità viene espressamente esclusa dal perimetro delle nostre conclusioni.
La corrispondenza non viene né confermata né esclusa: riceve lo stato di corrispondenza potenziale. Il rapporto indica quali dati siano necessari per chiarire la questione e a chi possano essere richiesti.
Sì, nel formato esteso. L’esposizione deriva spesso dai soggetti controllanti e dalle strutture collegate, oltre che dal soggetto stesso; vengono quindi esaminati insieme, nei limiti dei dati accessibili.
Sì, se il rapporto prosegue. Registrazioni e strutture cambiano e gli elenchi vengono aggiornati: ogni risultato è quindi riferito a una data. Periodicità e regole di escalation vengono concordate nel formato ciclico.
16 / CONTATTO DIRETTO
Descriva il soggetto e l’operazione senza trasmettere documenti
Nella prima fase non invii dati del passaporto o scansioni di documenti. Bastano il tipo di soggetto, le giurisdizioni dell’operazione e la finalità della verifica.
