Aggiornato

DOCUMENTAZIONE DEI FATTI / REGISTRO DEI RISCONTRI

Quando le ipotesi non bastano per decidere, occorre accertare e documentare le circostanze

Blackfile aiuta ad accertare e documentare circostanze fattuali: presenza in un luogo, incontri, itinerari, utilizzo di un bene, attività professionale e sequenza degli eventi.

Il lavoro si svolge soltanto per una finalità lecita, tenendo conto delle norme del Paese e della tutela della vita privata. Ogni materiale riporta data, contesto, fonte e limiti.

Discutere il caso in modo riservato

Nella prima fase non trasmetta materiali sensibili. Basta descrivere la circostanza da accertare, il Paese e la finalità dell’incarico.

  • DATA / ORA
  • CONTESTO DEL LUOGO
  • FATTO OSSERVATO
  • FONTE
  • CONFERMA
  • LIMITI
EV-01EV-02EV-03EV-04EV-05EV-06
Ogni affermazione viene verificata separatamente e riceve uno stato specifico
02 / SITUAZIONE INIZIALE

Una dichiarazione delle parti e una circostanza accertata sono elementi distinti

In una controversia ogni parte presenta la propria versione degli eventi. Finché una circostanza non viene accertata e documentata con data, contesto e provenienza chiara, resta un’affermazione su cui è difficile fondarsi in una trattativa o in un procedimento.

La documentazione non sostituisce la valutazione legale. Fornisce al team legale materiali verificabili: che cosa è stato osservato, quando, in quale contesto, con quali mezzi è stato accertato e quali sono i limiti del lavoro.

Documentiamo ciò che può essere accertato legalmente e indichiamo esplicitamente ciò che non è stato possibile stabilire.

03 / QUANDO SERVE IL SERVIZIO

Quando la decisione dipende dai fatti e non dalle versioni delle parti

Ambiente professionale urbano: spazio accessibile al pubblico
  1. 01

    Controversia societaria o contrattuale

    Occorre accertare l’attività effettiva di una parte, l’utilizzo di un bene o la sequenza di eventi rilevanti.

  2. 02

    Preparazione della posizione legale

    Al team legale non bastano le dichiarazioni: servono materiali strutturati con data, contesto e provenienza chiara.

  3. 03

    Verifica dell’adempimento degli obblighi

    Occorre accertare se il comportamento effettivo rispetti le condizioni concordate.

  4. 04

    Protezione del patrimonio

    Occorre verificare l’utilizzo di immobili, veicoli, attrezzature o altri beni.

  5. 05

    Indagine aziendale interna

    Occorre accertare le circostanze di un incidente senza interferire illecitamente nella vita privata dei dipendenti.

  6. 06

    Controversia assicurativa o patrimoniale

    Occorre verificare fatti rilevanti per valutare le pretese e la posizione delle parti.

  7. 07

    Ricerca di una persona o di un debitore

    La documentazione viene effettuata dopo aver individuato legittimamente il soggetto e soltanto entro i limiti consentiti.

04 / CHE COSA PUÒ ESSERE DOCUMENTATO

Circostanze pubblicamente osservabili accertate entro i limiti consentiti

Il perimetro del lavoro dipende dall’incarico e dalle norme del Paese. Chiariamo in anticipo che cosa si possa accertare legalmente e che cosa non sia consentito in nessun caso.

01

Presenza e spostamenti

  • presenza in un luogo accessibile al pubblico
  • spostamenti pubblicamente osservabili
  • visita a un’organizzazione o a un luogo
  • sequenza degli eventi
02

Attività e contatti

  • attività professionale pubblicamente osservabile
  • incontri e contatti nella misura consentita dalla legge
  • circostanze dell’adempimento degli obblighi
03

Luoghi e beni

  • utilizzo del bene
  • stato effettivo del bene
  • indizi di utilizzo regolare
04

Preparazione dei materiali

  • data e intervallo temporale
  • Paese e contesto generale del luogo
  • tipo di materiale e pertinenza rispetto all’incarico
  • catena di custodia, quando richiesta
05

Che cosa non viene documentato

  • circostanze all’interno di un’abitazione privata
  • corrispondenza riservata e contenuto delle conversazioni
  • intercettazioni audio e installazione di dispositivi
  • accesso a dispositivi e dati di geolocalizzazione riservati
  • qualsiasi attività che richieda un ingresso clandestino
06

Distinzione delle informazioni

  • fatto accertato direttamente
  • conclusione analitica
  • ipotesi
  • informazioni di terzi
Spazio pubblico di un quartiere direzionale
REGISTRO DEI RISCONTRI

Ogni episodio riporta data, contesto, fonte e limiti dell’accertamento

05 /

  1. Affermazione iniziale
    La parte dichiara di non aver visitato il luogo nel periodo contestato
    Data e intervallo
    Giorno 1 · 09:40-11:15
    Contesto del luogo
    Quartiere direzionale, area accessibile al pubblico
    Fonte
    Osservazione entro i limiti consentiti
    Conferma indipendente
    Confermato da un secondo episodio nello stesso periodo
    Limiti
    Gli spazi interni non sono stati documentati

Il rosso indica una discrepanza rilevante confermata rispetto alle informazioni iniziali

06 / RISULTATO

Registro degli eventi accertati e indicazione trasparente degli elementi non confermati

I materiali sono organizzati affinché il team legale possa utilizzarli senza ulteriori chiarimenti.

R-01 / RISULTATO

Registro degli eventi

Elenco degli episodi con data, intervallo temporale, contesto del luogo e descrizione del fatto osservato.

R-02 / RISULTATO

Cronologia verificata

Sequenza degli eventi con indicazione di quelli confermati in modo indipendente e di quelli rimasti isolati.

R-03 / RISULTATO

Materiali documentali

Fotografie o video acquisiti legalmente, con descrizione della provenienza e delle condizioni di acquisizione.

R-04 / RISULTATO

Mappa degli incontri e dei legami

Struttura dei contatti osservati senza pubblicare dati sensibili delle persone coinvolte.

R-05 / RISULTATO

Elementi confermati e non confermati

Distinzione tra affermazioni accertate, parzialmente confermate e prive di riscontro, con indicazione delle contraddizioni.

R-06 / RISULTATO

Metodo e limiti

Descrizione dei metodi utilizzati, dei limiti giuridici del Paese e degli aspetti esclusi per principio dalla documentazione.

L’utilizzabilità dei materiali dipende dal diritto applicabile ed è valutata dai consulenti legali del cliente. Blackfile non garantisce che un tribunale o un’altra autorità li accetti.

07 / CLIENTI

Per chi ha bisogno di materiali verificabili, oltre a un semplice resoconto

CL-01 / CLIENTE

Team legali

Quando la posizione si fonda su circostanze da accertare e documentare prima del procedimento.

CL-02 / CLIENTE

Società coinvolte in una controversia

Quando la controparte dichiara una cosa, mentre l’attività effettiva o l’utilizzo del bene appaiono diversi.

CL-03 / CLIENTE

Proprietari di beni

Quando occorre verificare l’utilizzo effettivo di immobili, veicoli o attrezzature.

CL-04 / CLIENTE

Controversie assicurative e patrimoniali

Quando la valutazione della pretesa dipende da circostanze che nessuno ha documentato.

CL-05 / CLIENTE

Sicurezza aziendale

Quando occorre accertare le circostanze di un incidente senza interferire nella vita privata dei dipendenti.

CL-06 / CLIENTE

Creditori e loro rappresentanti

Quando, dopo aver individuato il debitore, occorre confermarne la situazione effettiva.

08 / SCENARI

Come una circostanza accertata modifica la posizione

Quartiere direzionale: il contesto in cui vengono accertate le circostanze
FD-01Utilizzo dei beniEsempio composito basato su incarichi tipici

Documentazione dell’utilizzo di un bene durante una controversia

Incarico. Finalità lecita: tutela di un interesse patrimoniale in una controversia. Circostanza da verificare: la dichiarazione di una parte secondo cui il bene non viene utilizzato. Metodo: osservazione da un’area adiacente accessibile al pubblico nel periodo concordato.

Risultato. Sono stati documentati indizi di utilizzo regolare del bene nelle ore mattutine e serali per quattro giorni. I materiali sono stati trasmessi al team legale con date e descrizione del contesto. Limiti: gli spazi interni non sono stati documentati e le condizioni interne del bene non sono state verificate.

Una giurisdizione
FD-02Registro degli incontriEsempio composito basato su incarichi tipici

Accertamento della sequenza degli incontri prima di un procedimento giudiziario

Incarico. Finalità lecita: preparazione della posizione in una controversia societaria. Circostanza da verificare: l’esistenza di contatti professionali tra le parti, da loro negata. Metodo: documentazione degli incontri in luoghi accessibili al pubblico.

Risultato. Sono stati confermati due incontri in spazi pubblici, con date e intervalli temporali. Il contenuto delle conversazioni non è stato accertato né registrato. I materiali sono stati organizzati in un registro degli eventi. Limiti: la relazione tra gli incontri e l’oggetto della controversia resta da valutare sul piano giuridico.

Una giurisdizione
FD-03Attività d'impresaEsempio composito basato su incarichi tipici

Verifica dell’attività effettiva dell’azienda all’indirizzo dichiarato

Incarico. Finalità lecita: verifica della controparte prima di azioni legali. Circostanza da verificare: la dichiarata assenza di attività all’indirizzo della sede. Metodo: osservazione da un’area accessibile al pubblico e confronto con fonti aperte.

Risultato. È stata accertata un’attività pubblicamente osservabile all’indirizzo durante l’orario lavorativo per quattro giorni, in contrasto con la dichiarazione della parte. Limiti: non sono stati accertati il personale presente e la natura del lavoro.

Incarico internazionale
FD-04Esecuzione del contrattoEsempio composito basato su incarichi tipici

Documentazione dell’adempimento degli obblighi contrattuali

Incarico. Finalità lecita: valutazione dell’esecuzione del contratto. Circostanza da verificare: coerenza tra le azioni effettive e le condizioni di fornitura concordate. Metodo: documentazione delle circostanze pubblicamente osservabili nei luoghi concordati.

Risultato. Una parte degli obblighi ha trovato riscontro documentale; per un episodio non è stato possibile ottenere conferma, come indicato esplicitamente nel rapporto. Limite: l’assenza di conferma non significa che l’evento non sia avvenuto.

Una giurisdizione

Gli scenari presentati sono esempi compositi basati su incarichi tipici. Non descrivono progetti specifici effettivamente svolti. Blackfile non documenta circostanze all’interno di locali privati e non utilizza strumenti tecnici di intercettazione.

09 / PROCEDURA

Prima la valutazione giuridica dell’incarico, poi l’accordo su metodi e limiti

  1. 01

    Valutazione preliminare

    Il cliente descrive la circostanza da accertare e la finalità dell’incarico.

  2. 02

    Verifica della liceità

    Valutiamo la finalità lecita, i conflitti di interesse e l’ammissibilità della richiesta stessa.

  3. 03

    Definizione delle circostanze

    Formuliamo affermazioni concrete da verificare, oltre a una richiesta generica.

  4. 04

    Requisiti del Paese

    Consideriamo le norme della giurisdizione e i limiti relativi alla vita privata.

  5. 05

    Accordo sui limiti

    Definiamo metodi, durata, luoghi e aspetti che non verranno documentati.

  6. 06

    Documentazione dei fatti

    Accertiamo le circostanze entro i limiti consentiti, registrando data e contesto.

  7. 07

    Verifica

    Verifichiamo date, materiali e sequenza, cercando riscontri indipendenti.

  8. 08

    Registro degli eventi

    Prepariamo un registro strutturato che distingue fatti, conclusioni e ipotesi.

  9. 09

    Consegna dei materiali

    Trasmettiamo il risultato tramite un canale protetto, con descrizione del metodo e dei limiti.

10 / FORMATO DEL PROGETTO

Modalità di lavoro e costi

Scelga il formato in base al numero di circostanze, luoghi e Paesi.

01

Verifica dei fatti

Da 3 000 €

I tempi dipendono dall’incarico

Il costo dipende dal Paese, dalla durata, dal numero di specialisti e luoghi e dai requisiti di preparazione dei materiali. Le spese di terzi vengono concordate in anticipo.

Verifica di un’affermazione specifica, con documentazione delle date e del contesto.

Incluso
  • una circostanza
  • un soggetto
  • un luogo principale
  • periodo limitato
  • registro degli eventi
  • materiale analitico sintetico

Registro degli eventi con date, contesto e descrizione dei limiti del lavoro.

02Modalità consigliata

Documentazione estesa

Da 6 000 a 18 000 €

I tempi dipendono dall’incarico

Il costo dipende dal Paese, dalla durata, dal numero di specialisti e luoghi e dai requisiti di preparazione dei materiali. Le spese di terzi vengono concordate in anticipo.

Verifica di più affermazioni con una cronologia documentata e un esame delle contraddizioni.

Incluso
  • più circostanze
  • più date o luoghi
  • cronologia documentata
  • verifica delle contraddizioni
  • fotografie e video, ove consentiti
  • rapporto dettagliato
  • materiali per il team legale

Rapporto dettagliato con cronologia, materiali e distinzione tra elementi confermati e non confermati.

03Internazionale

Incarico internazionale complesso

Su richiesta

Tempi definiti dopo la valutazione

Il costo viene definito dopo la valutazione dell’incarico e dipende dai Paesi, dalla durata e dai requisiti di preparazione dei materiali. Le spese di terzi vengono concordate in anticipo.

Lavoro in più giurisdizioni, su più soggetti e con un incarico giuridico complesso.

Incluso
  • più Paesi
  • periodo prolungato
  • più soggetti
  • incarico giuridico complesso
  • coordinamento con i team legali
  • formato dei materiali personalizzato

Fascicolo personalizzato con metodo, cronologia e limiti giuridici per ciascun Paese.

11 / LEGALITÀ

Esistono incarichi che non accettiamo in nessun caso

Blackfile non accetta incarichi legati a persecuzione, intimidazione, violenza domestica, pressioni politiche, ingerenze nella vita privata o elusione di restrizioni giudiziarie.

Sono vietati e non vengono effettuati: ingressi in locali privati, registrazioni audio illecite, intercettazioni di messaggi, installazione di dispositivi, acquisizione di dati di geolocalizzazione riservati, utilizzo di banche dati illegali, provocazioni e persecuzione di persone.

  • scopo lecito e fondato
  • norme del Paese interessato
  • rispetto della vita privata
  • distinzione tra fatto, conclusione e ipotesi
  • limiti del lavoro dichiarati con trasparenza
  • trasmissione protetta dei materiali
13 / DOMANDE

Cosa sapere prima di iniziare

Circostanze osservabili in luoghi accessibili al pubblico: presenza, spostamenti visibili, visite a organizzazioni, attività professionale pubblicamente osservabile, utilizzo di un bene e suo stato effettivo. Tutto ciò che richiede l’ingresso in spazi privati, intercettazioni o dispositivi tecnici esula dal nostro lavoro.

Sì, ma le norme variano sensibilmente: ciò che è consentito in una giurisdizione può essere vietato in un’altra. Prima dell’inizio valutiamo i requisiti del Paese e dichiariamo esplicitamente se l’incarico non può esservi svolto legalmente.

L’ammissibilità processuale dipende dal diritto applicabile ed è valutata dai consulenti legali del cliente. Organizziamo i materiali per agevolarne l’utilizzo: data, intervallo temporale, contesto del luogo, provenienza e limiti. Nessuno può garantire che il tribunale li accetti e non lo promettiamo.

Non installiamo dispositivi, non registriamo in spazi privati e non utilizziamo strumenti tecnici nascosti. Fotografie e video sono possibili soltanto quando consentiti dalla legge del Paese e sempre con una descrizione delle condizioni di acquisizione.

Secondo tre criteri: liceità nella giurisdizione, proporzionalità rispetto all’incarico e assenza di ingerenza nella vita privata. Se anche uno solo non è soddisfatto, il metodo non viene applicato, pur se tecnicamente possibile.

Sì, è uno degli incarichi frequenti: si documentano gli indizi di utilizzo regolare, lo stato effettivo del bene e le circostanze osservabili da aree accessibili al pubblico. Gli spazi interni non vengono documentati.

Viene inserito nel rapporto come non confermato, indicando il periodo e le condizioni di lavoro. Aggiungiamo sempre una precisazione: l’assenza di conferma non significa che l’evento non sia avvenuto. Non presentiamo l’assenza di un risultato come prova del contrario.

Ogni episodio riceve un codice, una data, un intervallo temporale, il contesto del luogo, la descrizione del fatto osservato, la fonte, il grado di riscontro e i limiti. Vengono distinti il fatto accertato, la conclusione analitica, l’ipotesi e le informazioni di terzi.

Factual Verification da 3 000 €, Extended Documentation da 6 000 a 18 000 €, incarichi internazionali su richiesta. Il costo dipende dal Paese, dalla durata, dal numero di specialisti e luoghi; le spese di terzi vengono concordate in anticipo.

I materiali vengono trasmessi tramite un canale protetto, con accesso limitato al committente e alle persone da lui indicate. Se necessario, viene mantenuta una catena di custodia per rendere tracciabile la provenienza di ogni materiale.

Soltanto il committente e il suo team legale, se indicato. Non trasmettiamo i materiali a terzi e non divulghiamo l’esistenza dell’incarico.

Una circostanza cessa di essere controversa quando viene accertata, datata e descritta

14 / VALUTAZIONE PRELIMINARE

Descriva la circostanza da accertare

Nella prima fase non trasmetta materiali sensibili. Basta descrivere l’incarico, il Paese e il risultato richiesto.

Contatto

Il primo contatto non comporta obblighi né l'accettazione automatica dell'incarico.