Come un’azienda ha fermato una campagna di pressione sul CEO prima di un’operazione M&A

La richiesta è arrivata nel fine settimana, un elemento già significativo. Alcune settimane prima del perfezionamento dell’operazione, singoli destinatari avevano iniziato a ricevere messaggi anonimi contenenti accuse contro il dirigente dell’azienda. Ai messaggi erano allegati documenti, corrispondenza e schermate.

La prima reazione del dirigente era prevedibile e umanamente comprensibile: voleva smentire immediatamente tutto in pubblico e chiedere un accertamento. Proprio questa reazione rappresentava il rischio principale nelle prime ore: la maggior parte delle campagne di questo tipo mira esattamente a provocarla.

Abbiamo iniziato da due domande, prima ancora di affrontare il contenuto delle accuse. Quali dei materiali allegati erano autentici e quali erano stati modificati? A chi erano già arrivati e attraverso quali canali? Rispondere alle accuse senza chiarire questi due punti non ha senso: si può smentire soltanto ciò di cui si comprende l’origine.

È necessaria una precisazione, che formuliamo all’inizio di ogni incarico di questo tipo. L’accertamento del colpevole non rientra nell’oggetto di una verifica privata. Possiamo ricostruire come e in quale sequenza siano comparsi i materiali e segnalare indizi di modifica. Spetta al giudice stabilire se dietro una campagna vi siano una persona o una società specifiche.

L’incarico è stato definito per iscritto in tre parti: conservare i materiali originali in un formato utilizzabile dai legali, verificarne tecnicamente l’origine e descriverne la diffusione. Nessuna di queste attività prevedeva iniziative di ritorsione nei confronti di qualcuno.

Il pericolo derivava dalla combinazione delle circostanze e dalle tipiche reazioni dei dirigenti alle accuse. Di seguito, gli aspetti esaminati con il cliente nelle prime ore, prima di qualsiasi intervento operativo.

Non descriviamo qui la metodologia specifica. Una descrizione pubblica delle tecniche di verifica dell’origine dei materiali digitali sarebbe utile soprattutto a chi volesse prepararli con maggiore cura la volta successiva. Di seguito presentiamo i principi e la natura delle conclusioni, senza illustrare la procedura.

Primo principio: si verifica l’integrità del supporto. La domanda è se il file corrisponda a ciò che dichiara di essere, distinta dalla domanda sulla veridicità del suo contenuto. Solo la prima può trovare risposta attraverso strumenti tecnici.

Secondo principio: conta la discrepanza, non un singolo indizio. Nessuna caratteristica di un file, presa isolatamente, dimostra qualcosa. È significativa la discrepanza tra quanto dichiarato e ciò che emerge dall’insieme delle caratteristiche tecniche, e soltanto quando ricorre in modo stabile in più materiali.

Terzo principio: la sequenza di comparsa è più informativa del contenuto. Ricostruire l’ordine in cui i materiali sono comparsi e si sono diffusi rivela spesso sulla natura della campagna più dei materiali stessi.

Il risultato è stato la suddivisione dell’insieme in tre categorie. Materiali la cui integrità non sollevava dubbi. Materiali con indizi coerenti di modifica: è stata questa conclusione a cambiare le decisioni successive del cliente. Infine, materiali sui quali non era possibile formulare una conclusione attendibile: erano una minoranza, ma sono stati esplicitamente indicati come tali.

Questa conclusione non identifica l’autore delle modifiche e non dimostra un intento doloso. Gli indizi di modifica costituiscono un dato tecnico; la relativa qualificazione giuridica compete al giudice.

Parallelamente alla verifica dell’origine, affrontavamo il secondo compito: comprendere la portata effettiva della campagna. Quasi mai coincide con quella percepita: nei primi giorni, la campagna sembra sempre più vasta di quanto sia.

Il lavoro riguardava il contesto pubblicamente accessibile e i materiali ricevuti dal cliente. Abbiamo valutato le categorie di destinatari, l’andamento temporale della comparsa dei materiali e l’eventuale presenza, tra gli episodi, di una struttura ricorrente difficilmente riconducibile al caso.

Abbiamo valutato separatamente gli interessi economici in gioco: chi avrebbe potuto trarre vantaggio dal rinvio o dal fallimento dell’operazione in quel periodo. Si trattava di un’analisi delle circostanze. Nessuna persona o organizzazione è stata verificata come sospettata; non è stata formulata né verificata alcuna ipotesi su un responsabile specifico.

La ragione non è soltanto giuridica. Un’ipotesi su un responsabile specifico tende quasi sempre a condizionare la lettura dei fatti: gli elementi coerenti acquistano peso, mentre quelli contrari vengono tacitamente scartati. In quel momento, la valutazione perde la propria obiettività.

Il risultato pratico ha sorpreso il cliente. La diffusione effettiva era molto più limitata di quanto ipotizzato nei primi giorni: i destinatari appartenevano a una cerchia ristretta e non erano emersi indizi di un’ampia circolazione. Questo elemento ha cambiato la scelta della risposta: una smentita pubblica avrebbe raggiunto persone che non conoscevano la campagna.

La modalità di risposta è stata scelta sulla base della mappatura: poiché la diffusione effettiva era limitata, occorreva rivolgersi alla cerchia coinvolta.

La comunicazione è stata mirata e, dove richiesto dalla posizione giuridica del destinatario, gestita tramite il consulente legale. Il contenuto riguardava la situazione fattuale e i materiali per i quali erano stati individuati indizi di modifica. Nessun messaggio attribuiva la campagna a qualcuno.

Non è stata rilasciata alcuna dichiarazione pubblica. Questa decisione è stata discussa separatamente ed è stata la più difficile da accettare per il cliente: in una situazione simile, il silenzio viene percepito come debolezza. In realtà, in quel momento una dichiarazione pubblica avrebbe moltiplicato la notorietà della campagna senza rafforzare la posizione delle parti.

In parallelo è stato preparato, ma non utilizzato, un pacchetto di comunicazione pubblica per l’eventualità che la campagna superasse la cerchia individuata. Essere pronti a rispondere non obbliga a farlo.

Precisiamo ciò che non affermiamo. Non abbiamo accertato e non affermiamo che la campagna sia stata organizzata da una persona o da una società specifiche. Non affermiamo che sia cessata grazie alle misure adottate: secondo quanto riferito dal cliente, in seguito non si sono verificati nuovi episodi, ma il nesso causale non è dimostrato e possono esistere altre spiegazioni. Si tratta di una dichiarazione del cliente, non di un risultato verificato.

Primo. La procedura da seguire in caso di nuovi episodi è stata definita preventivamente per iscritto: chi riceve la prima segnalazione, cosa deve essere registrato subito e chi può decidere in materia di comunicazione. Durante una crisi si applica una procedura già pronta.

Secondo. È stata definita e ridotta la cerchia di persone in possesso di informazioni sensibili sul dirigente e sui piani aziendali. Quasi sempre questa cerchia risulta più ampia del necessario, per abitudini operative consolidate e non per dolo.

Terzo. Disciplina nella gestione delle informazioni sulle operazioni: chi ne conosce i parametri e in quale fase, attraverso quali canali si discutono le condizioni e quali dati devono restare riservati a una cerchia ristretta. I materiali per campagne di questo tipo provengono più spesso dalla normale trascuratezza operativa che da un’intrusione informatica.

Quarto. Separazione dei ruoli in caso di crisi: il dirigente non dovrebbe essere contemporaneamente il bersaglio della campagna, il suo analista e il portavoce esterno dell’azienda. Sovrapporre questi ruoli è la causa più frequente del peggioramento della situazione.

Quinto, con un limite da ricordare. Nessuna di queste misure garantisce che la campagna non si ripeta. Riducono i tempi di reazione e il danno, senza eliminarne la possibilità.

Infine, i sedici giorni e le modalità descritte riguardano questo esempio e non costituiscono uno standard. Un’altra situazione può richiedere molto più tempo; inoltre, una verifica corretta può spesso concludersi con l’assenza di indizi di modifica.

Indicatori di una situazione che richiede analisi forense e gestione della crisi prima di una risposta pubblica. Non costituiscono una diagnosi né una promessa di risultato.